1 對檔案數(shù)字化與檔案數(shù)字化建設的理(lǐ)解

　　1.1 檔案數(shù)字化的含義

　　數(shù)字化技(jì)術(shù)是伴随着計(jì)算(suàn)機網絡技(jì)術(shù)和(hé)網絡信息通(tōng)訊技(jì)術(shù)發展起來(lái)的，目前數(shù)字化技(jì)術(shù)廣泛應用于各行(xíng)各業，将數(shù)字化技(jì)術(shù)應用于檔案管理(lǐ)中，就是檔案數(shù)字化。在檔案管理(lǐ)中，将檔案的信息內(nèi)容以數(shù)字化的形式儲存在計(jì)算(suàn)機系統程序中，将傳統的檔案中的文字、圖片、聲音(yīn)等形式的數(shù)據以數(shù)字化的形式儲存于計(jì)算(suàn)機信息系統中，節省了的能幹儲存的實體(tǐ)空(kōng)間(jiān)，查找更加便捷、簡單、直觀，而且實現了檔案的共享性，更加利于檔案的調取，實現了信息資源的合理(lǐ)配置。

　　1.2 檔案數(shù)字化建設的主要內(nèi)容

　　在檔案數(shù)字化的應用對象上(shàng)來(lái)看，檔案數(shù)字化的具體(tǐ)對象主要包括兩個(gè)方面：（1）紙質檔案，我國原有(yǒu)的檔案管理(lǐ)模式主要是以紙質形式體(tǐ)現的，存放于專門(mén)的檔案管理(lǐ)處，檔案數(shù)字化要求将原有(yǒu)的紙質檔案進行(xíng)數(shù)字化處理(lǐ)，上(shàng)傳到網絡系統中。（2）目前我國許多(duō)高(gāo)校(xiào)。企事業單位都建立了相應的網絡檔案管理(lǐ)系統，檔案數(shù)字化要求檔案數(shù)據的真實、準确、及時(shí)性，保障檔案信息數(shù)據的完整。

　　從檔案數(shù)字化的應用程度上(shàng)來(lái)看，檔案數(shù)字化建設的主要內(nèi)容主要包括以下連個(gè)方面：（1） 建立一個(gè)檔案管理(lǐ)部門(mén)的目錄索引數(shù)據庫，方便檔案管理(lǐ)工作(zuò)人(rén)員查找檔案，更加便捷化。（2）建立檔案管理(lǐ)部門(mén)所管理(lǐ)的大(dà)男的全部內(nèi)容的數(shù)據庫，包括目錄索引，使檔案數(shù)據庫的內(nèi)容更加全面。

　　從檔案數(shù)字化的應用過程上(shàng)來(lái)看，檔案數(shù)字化建設應該包括檔案的收集、整理(lǐ)、上(shàng)傳、存儲、查閱等方面，這些(xiē)方面的工作(zuò)需要經過網絡計(jì)算(suàn)機技(jì)術(shù)的輔助，才能夠完成，在存儲工具上(shàng)，可(kě)以選擇磁盤、硬盤、光盤等便于保存的存儲工具。

　　2 檔案數(shù)字化建設的必要性及意義

　　檔案在我國的日常生(shēng)産與生(shēng)活中具有(yǒu)重要的地位，于個(gè)人(rén)而言，檔案是學習生(shēng)活的記錄，對學習工作(zuò)具有(yǒu)重大(dà)意義。于社會(huì)而言，檔案是重要的社會(huì)信息資源，為(wèi)日常的生(shēng)産生(shēng)活提供基本保障。

　　檔案的數(shù)字化建設對我國數(shù)字信息時(shí)代的發展和(hé)知識經濟時(shí)代的發展具有(yǒu)重要的意義，檔案數(shù)字化建設工作(zuò)已經成為(wèi)我國檔案管理(lǐ)工作(zuò)的重中之重，是當下檔案建設管理(lǐ)工作(zuò)的首要問題。

　　2.1 檔案數(shù)字化建設是信息時(shí)代發展的迫切要求

　　伴随着科技(jì)的進步與發展，我國的計(jì)算(suàn)機網絡技(jì)術(shù)水(shuǐ)平和(hé)通(tōng)信技(jì)術(shù)水(shuǐ)平都有(yǒu)了迅猛的發展，我國社會(huì)也在其促進下進入了信息時(shí)代，人(rén)們的生(shēng)活方式和(hé)工作(zuò)方式也受到了影(yǐng)響，信息化技(jì)術(shù)被廣泛應用于生(shēng)産生(shēng)活中的各個(gè)領域，在這種背景下，檔案管理(lǐ)工作(zuò)也必須向信息化靠攏，才能夠滿足人(rén)們日益提高(gāo)的對檔案方面的需求。

　　因此，檔案數(shù)字化建設是必然的，與傳統的檔案管理(lǐ)模式相比較，數(shù)字化檔案管理(lǐ)具有(yǒu)更加便捷、清晰、先進等特點，更易于檔案信息資源的分享與利用，更符合時(shí)代的發展需求。

　　2.2 檔案數(shù)字化建設是社會(huì)發展的實際需要

　　檔案是我們學習、工作(zuò)生(shēng)活中最直接的表現，包含了我們學習生(shēng)活中的一些(xiē)具體(tǐ)數(shù)據、資料，以文字、圖片等形式表現在檔案記錄中，這些(xiē)數(shù)據對我們的生(shēng)活具有(yǒu)重要的作(zuò)用，與此同時(shí)，這些(xiē)數(shù)據也是重要的社會(huì)信息資源，的具有(yǒu)重要的社會(huì)價值。伴随着計(jì)算(suàn)機網絡技(jì)術(shù)和(hé)信息技(jì)術(shù)的不斷發展，人(rén)們對檔案的準确性、時(shí)效性、查閱的便捷性等有(yǒu)了更高(gāo)的要求，在這種情況下，檔案數(shù)字化建設刻不容緩。檔案數(shù)字化有(yǒu)利于檔案的查取，不會(huì)損壞檔案，在進行(xíng)檔案數(shù)據錄入時(shí)，準确、快速，增加了時(shí)效性，而且檔案的數(shù)字化管理(lǐ)有(yǒu)利于檔案的共享，方便有(yǒu)關部門(mén)及個(gè)人(rén)及時(shí)查閱更新的檔案數(shù)據信息，利于檔案管理(lǐ)工作(zuò)。

　　2.3 檔案數(shù)字化建設是檔案管理(lǐ)發展的必然趨勢

　　我國傳統的檔案管理(lǐ)儲存工作(zuò)都是以紙質形式體(tǐ)現的，往往儲存的信息量大(dà)、內(nèi)容多(duō)，導緻儲存不便、時(shí)效性不高(gāo)，由于年限問題，紙質檔案的保存時(shí)間(jiān)短(duǎn)、易受損，受損後不易恢複，在使用紙質檔案時(shí)，查找、翻閱工作(zuò)十分不便，浪費時(shí)間(jiān)，與之相比，數(shù)字化檔案具有(yǒu)更多(duō)的優點：（1）儲存空(kōng)間(jiān)大(dà)。（2）數(shù)字化檔案可(kě)以進行(xíng)數(shù)據備份，在檔案丢失後，易于恢複，不會(huì)造成損失。（3）數(shù)字化檔案在查找、翻閱時(shí)十分方便，利用計(jì)算(suàn)機即可(kě)，沒有(yǒu)過多(duō)的繁瑣工作(zuò)。

　　2.4 檔案數(shù)字化建設是開(kāi)發和(hé)利用檔案信息資源的基礎

　　檔案信息管理(lǐ)工作(zuò)在我國具有(yǒu)重要的意義，做(zuò)好檔案管理(lǐ)工作(zuò)，有(yǒu)利于檔案信息資源的共享，為(wèi)我國信息資源的建設提供可(kě)靠的保障。檔案資源的信息化建設可(kě)以更好的開(kāi)發現有(yǒu)的檔案數(shù)據資源，為(wèi)我國的生(shēng)産生(shēng)活工作(zuò)服務。因為(wèi)檔案數(shù)字化建設歲計(jì)算(suàn)機網絡技(jì)術(shù)的應用，促進了我國的檔案資源的時(shí)效性與便捷性，進行(xíng)檔案資源數(shù)字化建設可(kě)有(yǒu)效促進檔案資源的利用率，為(wèi)我國檔案信息資源建設提供基本保障。

　　3 我國檔案數(shù)字化建設的現狀與發展方向

　　3.1 我國檔案數(shù)字化建設的現狀

　　我國最早開(kāi)始檔案數(shù)字化建設的地區(qū)是北京、天津、青島等地區(qū)，作(zuò)為(wèi)試點地區(qū)，這些(xiē)城市在檔案數(shù)字化建設上(shàng)的先進性領先于我國其他地區(qū)，在目前這些(xiē)地區(qū)已經基本上(shàng)實現了檔案數(shù)字化的建設，且标準化、準确性、及時(shí)性、便捷性程度高(gāo)。雖然我國的一些(xiē)經濟發達地區(qū)已經實現了檔案的數(shù)字化建設，且水(shuǐ)平較高(gāo)，但(dàn)仍應清楚地認識到，我國數(shù)字化檔案建設的總體(tǐ)水(shuǐ)平不高(gāo)，許多(duō)地區(qū)仍處在探索階段。

　　3.2 我國檔案數(shù)字化建設的發展方向與趨勢

　　在目前知識經濟不斷發展的前提下，我國人(rén)們對經濟、社會(huì)的發展中的各種信息資源的需求越來(lái)越大(dà)，而且，數(shù)字化技(jì)術(shù)的不斷發展，也相應的推動了我國檔案建設的進程，對檔案進行(xíng)數(shù)字化建設，有(yǒu)利于我國檔案管理(lǐ)工作(zuò)的數(shù)字化發展，有(yǒu)利于保障檔案管理(lǐ)工作(zuò)的質量以及準确性。檔案數(shù)字化建設已經成為(wèi)我國檔案建設工作(zuò)的必然發展方向。目前檔案數(shù)字化建設可(kě)以選擇一些(xiē)有(yǒu)經驗的計(jì)算(suàn)機行(xíng)業公司來(lái)進行(xíng)外包作(zuò)業，通(tōng)過這些(xiē)專業的部門(mén)進行(xíng)數(shù)字化檔案系統的建設，這樣既節約人(rén)力，又能夠保障質量，檔案數(shù)字化建設的外包已經成為(wèi)我國檔案數(shù)字化建設的主要發展趨勢。