引  言

一、目的依據：

依據《中華人(rén)民共和(hé)國檔案法》《中華人(rén)民共和(hé)國檔案法實施辦法》《文化市場(chǎng)綜合行(xíng)政執法管理(lǐ)辦法》等有(yǒu)關法律、法規和(hé)規章的規定，為(wèi)加強和(hé)規範文化市場(chǎng)綜合行(xíng)政執法檔案（以下簡稱執法檔案）工作(zuò)，确保執法檔案收集齊全、整理(lǐ)規範、保管安全、利用方便，為(wèi)提高(gāo)永州市文化新聞出版局檔案的收集、歸檔、利用等管理(lǐ)工作(zuò)，提高(gāo)檔案管理(lǐ)水(shuǐ)平，保護和(hé)利用檔案信息資源，充分發揮檔案在工作(zuò)中的作(zuò)用，就執法檔案建設工作(zuò)起草一份建設方案供以參考，不足之處請(qǐng)貴單位領導及相關部門(mén)予以更正補充。

二、執法檔案定義分類

執法檔案，是指各級文化行(xíng)政部門(mén)或者文化市場(chǎng)綜合行(xíng)政執法機構（以下合并簡稱執法部門(mén)）依照法定程序，在文化市場(chǎng)綜合行(xíng)政執法過程中直接形成的，反映執法真實情況、體(tǐ)現執法過程、具有(yǒu)保存價值的各種文字、圖表、聲像、電(diàn)子數(shù)據等不同形式的曆史記錄。

執法檔案分為(wèi)文化市場(chǎng)舉報辦理(lǐ)檔案、文化市場(chǎng)日常檢查檔案、文化市場(chǎng)行(xíng)政處罰案件檔案等。

三、執法檔案管理(lǐ)原則

執法檔案工作(zuò)堅持統一領導、分級管理(lǐ)，及時(shí)歸檔、集中保管的原則。

四、檔案監督指導

檔案行(xíng)政管理(lǐ)部門(mén)負責對本行(xíng)政區(qū)域的執法檔案工作(zuò)實施監督和(hé)指導；執法部門(mén)負責執法檔案的收集、整理(lǐ)、管理(lǐ)等工作(zuò)。

上(shàng)級執法部門(mén)應當加強對下級執法部門(mén)執法檔案工作(zuò)的指導，執法部門(mén)應當将執法檔案工作(zuò)作(zuò)為(wèi)文化市場(chǎng)綜合行(xíng)政執法考評和(hé)行(xíng)政執法責任制(zhì)考核的重要內(nèi)容，并定期對執法人(rén)員進行(xíng)執法檔案管理(lǐ)業務培訓。

五、條件保障

執法部門(mén)應當确定執法檔案管理(lǐ)的機構和(hé)人(rén)員，保障管理(lǐ)必需的場(chǎng)所、設施和(hé)經費，确保檔案安全。

六、檔案信息化

執法部門(mén)應當加強電(diàn)子檔案管理(lǐ)和(hé)檔案數(shù)字化工作(zuò)，積極推進執法檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。

七、收集要求

執法人(rén)員應當從舉報辦理(lǐ)、現場(chǎng)檢查、案件辦理(lǐ)開(kāi)始之日起收集與執法有(yǒu)關的文書(shū)、證據等各種文件材料。

八、歸檔範圍

文化市場(chǎng)舉報辦理(lǐ)文件材料歸檔範圍：

（一）原始舉報文件材料；

（二）文化市場(chǎng)舉報處理(lǐ)單及現場(chǎng)檢查（勘驗）筆錄；

（三）文化市場(chǎng)舉報核查通(tōng)知；

（四）文化市場(chǎng)舉報移送函、其他部門(mén)移送舉報的文件材料；

（五）舉報核查回複文件材料；

（六）其他應當歸檔的文件材料。

九、歸檔範圍

文化市場(chǎng)日常檢查文件材料歸檔範圍：

（一）現場(chǎng)檢查（勘驗）筆錄；

（二）責令改正通(tōng)知書(shū)；

（三）其他應當歸檔的文件材料。

十、歸檔範圍

文化市場(chǎng)行(xíng)政處罰案件文件材料歸檔範圍：

（一）案件來(lái)源文件材料；

（二）現場(chǎng)調查取證文件材料； 

（三）當事人(rén)資格及身份證明(míng)文件材料； 

（四）證據收集過程中形成的文件材料；

（五）采取查封、扣押等行(xíng)政強制(zhì)措施的文件材料；

（六）立案審批表；

（七）涉案物品鑒定的文件材料；

（八）證據先行(xíng)登記保存處理(lǐ)，查封（扣押）處理(lǐ)、解除的文件材料； 

（九）集體(tǐ)討(tǎo)論筆錄；

（十）當事人(rén)陳述、申辯的文件材料；

（十一）行(xíng)政處罰聽(tīng)證的文件材料；

（十二）責令改正通(tōng)知書(shū)；

（十三）案件調查終結審批表；

（十四）行(xíng)政處罰事先告知書(shū)、決定書(shū)及送達回證；

（十五）行(xíng)政處罰執行(xíng)的文件材料；

（十六）結案報告；

（十七）其他應當歸檔的文件材料。

當事人(rén)不服行(xíng)政處罰決定，提起行(xíng)政複議、行(xíng)政訴訟或者行(xíng)政賠償的，行(xíng)政複議、行(xíng)政訴訟或者行(xíng)政賠償過程中形成的相關文件材料，應當一并立卷歸檔。

十一、保管期限

執法案卷的保管期限一般應當劃定為(wèi)定期“10年”。

符合下列條件的行(xíng)政處罰案件，其案卷的保管期限應當劃定為(wèi)“永久”：

（一）屬于文化市場(chǎng)重大(dà)案件或者在轄區(qū)範圍內(nèi)有(yǒu)重大(dà)影(yǐng)響的；

（二）符合聽(tīng)證條件的；

（三）當事人(rén)提起行(xíng)政複議或者行(xíng)政訴訟，行(xíng)政複議機關或者人(rén)民法院依法受理(lǐ)的；

（四）執法部門(mén)認為(wèi)應當永久保管的。

十二、整理(lǐ)主體(tǐ)

文化市場(chǎng)舉報辦理(lǐ)材料由執法部門(mén)指定專門(mén)機構或者人(rén)員負責整理(lǐ)；文化市場(chǎng)日常檢查材料由進行(xíng)檢查的執法人(rén)員負責整理(lǐ)；文化市場(chǎng)行(xíng)政處罰案件材料由案件承辦人(rén)員負責整理(lǐ)。

文件材料實行(xíng)審核制(zhì)度，由執法部門(mén)确定專門(mén)機構或者人(rén)員負責，如發現存在缺失、重複、雜亂等問題，應當退回執法人(rén)員及時(shí)補充、整理(lǐ)。

十三、組卷原則

執法案卷原則上(shàng)實行(xíng)“一案一卷”；文件材料較多(duō)時(shí)，可(kě)以适當分成若幹分卷。

文化市場(chǎng)舉報辦理(lǐ)案卷、文化市場(chǎng)日常檢查案卷可(kě)以按照文化市場(chǎng)舉報處理(lǐ)單、現場(chǎng)檢查（勘驗）筆錄編号順序組卷。

适用簡易程序的行(xíng)政處罰案件案卷可(kě)以按照當場(chǎng)處罰決定書(shū)編号順序組卷。

第十四條、案卷構成

執法案卷應當依次由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表、封底等五個(gè)部分組成。

案卷卷皮可(kě)以使用硬卷皮或者軟卷皮。軟卷皮封面內(nèi)頁可(kě)印制(zhì)卷內(nèi)文件目錄作(zuò)為(wèi)封二，封底內(nèi)頁可(kě)印制(zhì)卷內(nèi)備考表作(zuò)為(wèi)封三。使用軟卷皮裝訂的案卷，應當裝入卷盒內(nèi)保存。

案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表以及卷皮、卷盒的格式及填寫說明(míng)見附件，其規格尺寸按照《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）規定執行(xíng)。

十五、排列順序

文化市場(chǎng)行(xíng)政處罰案件文件材料立卷歸檔時(shí)應當按照下列順序排列：

（一）行(xíng)政處罰決定書(shū)和(hé)送達回證在前，其他文件材料在後；

（二）其他文件材料按照形成時(shí)間(jiān)先後順序排列；

（三）對同一問題或者事實進行(xíng)說明(míng)的文件材料，批複在前，請(qǐng)示在後；原件在前，複印件在後；正件在前，附件在後；正式文印件在前，最終簽發稿在後。

十六、材料要求

執法檔案卷內(nèi)文件材料應當符合下列要求：

（一）文件材料重複或者多(duō)餘的，要予以剔除；因特殊原因，歸檔文件材料不是原件的，應當在備考表中作(zuò)出說明(míng)。

（二）文件材料應當使用黑(hēi)色、藍(lán)黑(hēi)色鋼筆、簽字筆、毛筆書(shū)寫或者打印，保持字迹工整清晰、頁面整潔；塗改處應當由辦理(lǐ)案件的執法人(rén)員或者相關當事人(rén)簽名、蓋章或者按捺指印，空(kōng)白處應當劃線标注；

（三）對于破損、字迹模糊或者容易褪色的文件材料，應當進行(xíng)修補或者複制(zhì)；對于當事人(rén)使用鉛筆、圓珠筆、複寫紙書(shū)寫的原始文件材料，應當進行(xíng)複印；對于字迹難以辨認的文件材料，應當附上(shàng)抄件，連同原件入卷；對于外文及少(shǎo)數(shù)民族文件材料，應當附上(shàng)漢語譯文；

（四）對于需要附卷保存的信封，應當打開(kāi)展平加貼襯紙，郵票(piào)不得(de)撕揭；

（五）文件材料不得(de)反裝、倒裝，頁面方向為(wèi)橫向的，文件材料字頭朝向裝訂線；

（六）文件材料的載體(tǐ)應當統一采用A4型紙張；較大(dà)的文件材料應當按照A4型紙張大(dà)小(xiǎo)先對折再向外折疊，較小(xiǎo)的文件材料應當采用A4型紙張托裱并加蓋騎縫章；

（七）案卷裝訂不得(de)壓住字迹或者畫(huà)面，裝訂部位過窄或者有(yǒu)文字的文件材料，應當采用A4型紙張加邊、加襯、折疊；

（八）文件材料上(shàng)的訂書(shū)釘等金屬物應當剔除，以防鏽蝕；

（九）法律、法規和(hé)規章規定的其他要求。

十七、物證管理(lǐ)

凡能附卷保存的物證原則上(shàng)應當裝訂入卷。無法裝訂的，應當放入證物袋中，注明(míng)證物名稱、數(shù)量、特征、來(lái)源等信息後附卷保存。

不便附卷保存的物證或者照片、錄音(yīn)、錄像、電(diàn)子數(shù)據等文件材料，應當規範整理(lǐ)後，集中統一管理(lǐ)，并在卷內(nèi)備考表中注明(míng)內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間(jiān)、地點、責任人(rén)及存放地點等信息。

十八、頁号編制(zhì)

執法檔案卷內(nèi)文件材料應當按照規定順序排列後逐頁編号。頁号一律采用阿拉伯數(shù)字編寫在有(yǒu)文字的頁面的右上(shàng)角（背面編在左上(shàng)角）。

案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表、證物袋、封底不編頁碼。有(yǒu)隔頁紙的，隔頁紙不編頁碼。

各分卷之間(jiān)不連續編頁碼。

十九、卷号編制(zhì)

執法檔案應當區(qū)分類别、保管期限和(hé)年度，按照形成時(shí)間(jiān)先後順序編制(zhì)案卷号。

二十、案卷裝訂

案卷裝訂應當左齊、下齊，統一采用三孔一線的方法左側裝訂。訂卷繩應當系緊、打死結，并在封底裝訂線結扣處粘貼封志(zhì)，并加蓋騎縫章。案卷厚度以不超過200頁或者20毫米為(wèi)宜。文件材料過多(duō)的，應當按照順序分冊裝訂，并分别編制(zhì)卷号。

二十一、歸檔時(shí)間(jiān)

文件材料應當按年度立卷歸檔。

文化市場(chǎng)行(xíng)政處罰案件自行(xíng)政處罰決定書(shū)送達之日起三個(gè)月內(nèi)未發生(shēng)行(xíng)政複議、行(xíng)政訴訟的，應當在30日內(nèi)完成立卷歸檔工作(zuò)。

二十二、管理(lǐ)制(zhì)度

執法部門(mén)應當建立歸檔、收集、整理(lǐ)、保管、保密、借閱、移交、鑒定、銷毀等執法檔案管理(lǐ)制(zhì)度。

二十三、設施配備

執法部門(mén)應當配置足夠的适宜安全保存檔案的庫房(fáng)和(hé)裝具，以及保存聲像等特殊載體(tǐ)檔案資料的專用設備。

在日常檔案工作(zuò)中，應當嚴格按照國家(jiā)規定控制(zhì)檔案庫房(fáng)溫濕度，采取防火(huǒ)、防盜、防水(shuǐ)、防潮、防塵、防高(gāo)溫、防強光及紫外線照射、防污染和(hé)防有(yǒu)害生(shēng)物（黴、蟲、鼠等）等措施，确保檔案安全。庫房(fáng)內(nèi)不得(de)存放與檔案無關的物品。

二十四、檔案人(rén)員職責

執法檔案管理(lǐ)人(rén)員應當履行(xíng)下列職責：

（一）負責檔案的接收、借閱和(hé)保管，确保檔案的完整與安全；

（二）負責檔案的編研和(hé)統計(jì)工作(zuò)，确保檔案的有(yǒu)效利用；

（三）與檔案管理(lǐ)有(yǒu)關的其他工作(zuò)。

執法檔案管理(lǐ)人(rén)員調整工作(zuò)崗位前，應當做(zuò)好檔案移交工作(zuò)，辦理(lǐ)移交手續。

二十五、移交檢查

整理(lǐ)完畢的執法案卷應當及時(shí)移交執法檔案管理(lǐ)人(rén)員，經驗收合格後，辦理(lǐ)交接手續。

執法檔案管理(lǐ)人(rén)員應當定期對執法案卷整理(lǐ)情況進行(xíng)檢查，督促案卷整理(lǐ)人(rén)員及時(shí)立卷歸檔。

屬于永久、定期30年保管的執法檔案應當按照《中華人(rén)民共和(hé)國檔案法實施辦法》的規定，定期向當地國家(jiā)綜合檔案館移交。

二十六、案卷完整

對已經歸檔的執法檔案，不得(de)修改檔案內(nèi)容，不得(de)私自增加或者抽取檔案文件材料。确實需增加檔案文件材料的，應當在征得(de)執法部門(mén)負責人(rén)同意後，按照立卷歸檔的相關規定辦理(lǐ)，并在卷內(nèi)備考表中說明(míng)情況。

二十七、保密要求

執法檔案涉及國家(jiā)秘密、商業秘密、個(gè)人(rén)隐私的，按照國家(jiā)保密等相關法律法規規定管理(lǐ)。

二十八、查閱利用

查閱利用執法檔案應當按規定辦理(lǐ)登記等手續，利用者不得(de)拆卷、抽取文件材料或者塗改、勾劃、圈點、污損案卷。

需要查閱執法檔案的相關單位或者個(gè)人(rén)，應當出具正式查閱函件或者單位介紹信，出示本人(rén)有(yǒu)效證件，經執法部門(mén)負責人(rén)批準後方可(kě)查閱。查閱中如需摘抄或者複印有(yǒu)關內(nèi)容，應當經執法部門(mén)負責人(rén)批準，同時(shí)要在查閱登記中注明(míng)用途。

二十九、鑒定銷毀

執法部門(mén)應當及時(shí)對保管期限屆滿的執法檔案進行(xíng)鑒定銷毀。未經鑒定，不得(de)擅自銷毀執法檔案。

執法檔案鑒定工作(zuò)由執法部門(mén)主要負責人(rén)、案件辦理(lǐ)部門(mén)負責人(rén)、執法檔案管理(lǐ)人(rén)員等組成檔案鑒定小(xiǎo)組組織實施。經鑒定仍有(yǒu)保存價值的執法檔案，應當延長保管期限繼續保存；經鑒定無保存價值的執法檔案，檔案鑒定小(xiǎo)組應當制(zhì)作(zuò)銷毀清冊，提出銷毀報告，經執法部門(mén)主要負責人(rén)審批後進行(xíng)銷毀。

銷毀執法檔案，應當指定兩名以上(shàng)監銷人(rén)員，監督銷毀檔案的全過程，并在銷毀清冊上(shàng)簽字。銷毀清冊和(hé)銷毀報告應當永久保存。