淺談如何做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)

 城管行(xíng)政執法檔案，是指城管行(xíng)政執法工作(zuò)中形成的具有(yǒu)保存、參考和(hé)利用價值的各種文字、照片、錄音(yīn)錄像等不同形式的資料，它是城管行(xíng)政執法活動的真實記錄和(hé)曆史憑證，從某種意義上(shàng)說也是衡量城市管理(lǐ)水(shuǐ)平的重要标準。因此，做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)，意義重大(dà)，現結合實際淺談一下做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的幾點認識。

一、提高(gāo)素質，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的有(yǒu)效途徑檔案管理(lǐ)人(rén)員，對城管執法檔案的安全負有(yǒu)直接責任，必須具備較高(gāo)的素質：一是政治素質，要有(yǒu)高(gāo)度的政治責任心和(hé)全心全意為(wèi)人(rén)民服務的思想，熱愛(ài)檔案和(hé)檔案事業。

二、是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的執法檔案內(nèi)容，熟悉檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關法律、法規和(hé)規章。

三、是文化素質，要有(yǒu)較高(gāo)的文化知識，能不斷總結和(hé)分析執法檔案利用工作(zuò)中的經驗與問題，從中掌握檔案利用工作(zuò)的規律。

四、是職業素質，對執法檔案的內(nèi)容要守口如瓶，嚴格遵守保密工作(zuò)的有(yǒu)關規定，使檔案管理(lǐ)更好的服務于城管執法的中心工作(zuò)。在實際工作(zuò)中，檔案管理(lǐ)人(rén)員要充分認識到自身工作(zuò)的責任、價值和(hé)意義。檔案管理(lǐ)人(rén)員所肩負的責任往往具體(tǐ)體(tǐ)現在大(dà)量、繁瑣和(hé)枯燥的檔案業務工作(zuò)中，不能通(tōng)過服務獲得(de)直觀的物質财富和(hé)經濟效益，因此要求檔案管理(lǐ)人(rén)員既要有(yǒu)高(gāo)度的責任感和(hé)事業心，還(hái)要有(yǒu)默默奉獻的精神，甘當無名英雄，在工作(zuò)實踐中積極探索積累、豐富自己的專業知識，不斷提高(gāo)自己的綜合素質。

五、制(zhì)度落實，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的重要基礎建立健全城管執法檔案管理(lǐ)的工作(zuò)制(zhì)度，對專（兼）職檔案員職責、檔案的查借閱、收集歸檔、鑒别整理(lǐ)、案件移送、保管保密、利用轉遞、銷毀等內(nèi)容和(hé)程序制(zhì)定比較詳細的規定，配套建立保證這些(xiē)制(zhì)度實施的具體(tǐ)措施，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的基礎。

建立獨立的檔案室，做(zuò)好日常的防火(huǒ)、防盜、防蛀、防潮、防黴等工作(zuò)，是城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的基本要求。但(dàn)是在實際工作(zuò)中，由于客觀原因一些(xiē)部門(mén)雖然建立了檔案室和(hé)規章制(zhì)度，但(dàn)是還(hái)存在将其他材料與形成的檔案混放在同一櫥櫃內(nèi)、并且調閱執法案卷時(shí)未經領導同意、無關人(rén)員随意出入檔案室等違反制(zhì)度的現象。

因此，要進一步加強城管執法檔案的科學管理(lǐ)，不斷完善并嚴格落實檔案管理(lǐ)工作(zuò)的有(yǒu)關規章制(zhì)度，有(yǒu)條件的部門(mén)要根據檔案工作(zuò)和(hé)設備管理(lǐ)的需要，做(zuò)到辦公室、閱檔室和(hé)庫房(fáng)“三室分開(kāi)”，進一步提高(gāo)城管執法檔案科學管理(lǐ)的工作(zuò)水(shuǐ)平。

六、職責明(míng)确，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的關鍵所在城管執法檔案管理(lǐ)人(rén)員的職責，就是要維護執法檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作(zuò)的基本任務，也是檔案保管工作(zuò)的目的。

城管執法檔案保管工作(zuò)的具體(tǐ)任務就是做(zuò)到不壞、不丢、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得(de)完好無損，不緻因各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丢，就是使檔案絕對安全，不緻因工作(zuò)疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體(tǐ)安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管要相對集中，不緻因檔案的分散保管而使檔案管理(lǐ)不便，甚至造成檔案損壞或丢失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作(zuò)有(yǒu)條不紊，檔案擺放整齊規範，有(yǒu)規可(kě)循，有(yǒu)目可(kě)查。

七、歸檔完整，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的重點要求做(zuò)好城管執法檔案材料的收集，确保執法檔案材料齊全，是檔案管理(lǐ)工作(zuò)中尤為(wèi)重要的一個(gè)環節，也是反映城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)成效的一個(gè)重要标志(zhì)。一是要按照“真實、全面、準确”的原則，及時(shí)收集有(yǒu)關證據材料，不斷充實執法檔案內(nèi)容。二是要堅持檔案審核和(hé)材料收集同步進行(xíng)，收集材料應采取定人(rén)、定時(shí)、定責的方法，做(zuò)到及時(shí)、準确和(hé)全面收集。三是要采取多(duō)種途徑解決檔案缺失材料追補較慢的瓶頸現象。對一般性材料，要集中時(shí)間(jiān)進行(xíng)收集；對重大(dà)案件等特殊性材料，必要時(shí)要采取協調見證人(rén)與詢問當事人(rén)相結合的方法進行(xíng)收集，以較好地解決執法檔案缺少(shǎo)材料問題，确保檔案材料的完整齊全。

八、嚴格手續，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的堅實保證要把城管執法檔案管理(lǐ)的重心放到制(zhì)度落實上(shàng)，檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理(lǐ)，對一些(xiē)行(xíng)之有(yǒu)效的做(zuò)法勇于堅持，如在執法檔案的查閱中，做(zuò)到“兩不查，兩不借”，即非正式執法人(rén)員不查、無查閱審批表不查；非特殊情況不借、未經領導批準不借。對發現失密、洩密問題，及時(shí)查明(míng)原因，進行(xíng)補救。具體(tǐ)到直屬大(dà)隊的戶外廣告執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)，我們對于執法工作(zuò)形成的檔案材料的調閱，除做(zuò)到“兩不查，兩不借”外，還(hái)做(zuò)到借閱後提醒歸還(hái)，并在檔案使用完畢後認真及時(shí)清對、檢查，審核歸還(hái)檔案的完整性，确保無誤後借閱人(rén)在查閱審批表上(shàng)注明(míng)歸還(hái)日期，進行(xíng)銷借簽字，有(yǒu)效的保證了戶外廣告執法檔案的安全、完整。

九、開(kāi)發利用，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的目的歸宿在日常工作(zuò)中，檔案材料要做(zuò)到随時(shí)使用、随時(shí)維護，保證執法檔案完整。在不違背保密制(zhì)度的原則下，要積極為(wèi)城管行(xíng)政執法工作(zuò)提供重要的參考依據。在工作(zuò)中要大(dà)力加強微機的應用，認真抓好執法信息數(shù)據庫基礎建設，并不斷改進開(kāi)發利用的內(nèi)容和(hé)形式，對執法檔案中管理(lǐ)相對人(rén)的基礎信息要建立文檔信息庫。将管理(lǐ)相對人(rén)的姓名、違法時(shí)間(jiān)地點、違法原因、違法次數(shù)等基本信息全部錄入，實現基本信息微機化管理(lǐ)，為(wèi)執法業務處理(lǐ)提供信息服務，有(yǒu)效的輔助執法工作(zuò)的順利進行(xíng)。

十、加大(dà)投入，是做(zuò)好城管執法檔案管理(lǐ)工作(zuò)的有(yǒu)力保障

要高(gāo)度重視(shì)和(hé)加強城管執法檔案信息化建設工作(zuò)，将執法檔案納入單位檔案信息化建設總體(tǐ)規劃，納入有(yǒu)關職能部門(mén)的崗位職責。檔案管理(lǐ)人(rén)員要對執法檔案信息化建設要做(zuò)到有(yǒu)計(jì)劃、有(yǒu)安排，将執法檔案信息化建設所需經費情況及時(shí)向領導進行(xíng)彙報，争取列入年度财務預算(suàn)。檔案管理(lǐ)人(rén)員要充分考慮執法檔案保管數(shù)量的增加和(hé)檔案載體(tǐ)形态、技(jì)術(shù)手段的變化等因素，積極争取單位的财力支持，配置掃描儀、開(kāi)發檔案管理(lǐ)軟件等，解決好城管執法檔案信息化基礎設施建設等關鍵性問題。

附：1、長沙市雨花(huā)區(qū)城市管理(lǐ)和(hé)行(xíng)政執法局檔案安全管理(lǐ)應急預案

長沙市雨花(huā)區(qū)城市管理(lǐ)和(hé)行(xíng)政執法局檔案

安全管理(lǐ)應急預案

為(wèi)有(yǒu)效預防、及時(shí)控制(zhì)和(hé)迅速消除突發事件對檔案造成的危害，提高(gāo)雨花(huā)區(qū)城管執法局檔案室的安全保障和(hé)救災能力，應對突發情況，确保檔案安全，最大(dà)限度地減少(shǎo)各類災害損失，結合實際情況，特制(zhì)定本預案。

一、 總則

（一） 工作(zuò)原則

1、檔案優先原則。财産損失和(hé)檔案安全的選擇時(shí)，要把檔案的安全作(zuò)為(wèi)災害緊急處置的首要任務，在确保人(rén)員安全的前提下，最大(dà)限度地減少(shǎo)災害對檔案的損毀。

2、預防為(wèi)主原則。把災害預防作(zuò)為(wèi)檔案室安全的重要環節和(hé)主要任務，強化安全管理(lǐ)，健立防範措施，建全安全預報機制(zhì)，定期組織演練，提高(gāo)對各種災害的緊急處置能力。

3、以人(rén)為(wèi)本原則。檔案室內(nèi)應保持安全出口通(tōng)道(dào)，各類安全器(qì)材、安全設置要保持良好狀态，發生(shēng)災情時(shí)，要組織好人(rén)員疏散工作(zuò)。

4、分級管理(lǐ)原則。在單位領導的統一部署下，按照“分級管理(lǐ)、按級負責”的原則，發生(shēng)的災害由檔案工作(zuò)領導小(xiǎo)組負責組織處置，分工負責，有(yǒu)效開(kāi)展應急處理(lǐ)工作(zuò)。

（二）适用範圍

檔案室發生(shēng)火(huǒ)災、水(shuǐ)災、雷擊、雪災，檔案被毀、被盜或由于地震等原因，造成或可(kě)能造成重要檔案損毀、檔案室損壞、人(rén)員傷亡，造成社會(huì)影(yǐng)響的突發事件，适用于本預案。

二、啓動條件

凡出現下列任何一種情況，啓動本預案：

（一）檔案室發生(shēng)特大(dà)火(huǒ)災，造成檔案庫房(fáng)坍塌、重要檔案被毀和(hé)人(rén)員傷亡，急需多(duō)個(gè)部門(mén)緊急救援的；或檔案室附近區(qū)域發生(shēng)特大(dà)火(huǒ)災，嚴重威脅檔案安全，需要多(duō)個(gè)部門(mén)配合緊急轉移檔案的；

（二）檔案室發生(shēng)重大(dà)盜竊檔案事件，造成嚴重社會(huì)影(yǐng)響的；

（三）發生(shēng)破壞性地震，造成檔案室庫房(fáng)坍塌和(hé)人(rén)員傷亡、失蹤、被困，需要多(duō)個(gè)部門(mén)配合救援的；

（四）發生(shēng)暴亂等事件，嚴重威脅檔案安全的；

（五）發生(shēng)特大(dà)洪水(shuǐ)，造成檔案庫房(fáng)坍塌，檔案被淹和(hé)人(rén)員傷亡、失蹤、被困，急需組織力量緊急救援和(hé)轉移檔案的。

三、組織指揮體(tǐ)系及職責

（一）重大(dà)災害的協調機構

建立由區(qū)城管辦主任任組長，分管檔案和(hé)應急工作(zuò)的分管領導任副組長，各科室主要負責人(rén)為(wèi)成員的檔案安全管理(lǐ)應急領導小(xiǎo)組，負責檔案的救災組織管理(lǐ)和(hé)協調工作(zuò)。

（二）職責任務

檔案安全管理(lǐ)應急領導小(xiǎo)組主要職責任務是:預案啓動後，具體(tǐ)組織救災管理(lǐ)和(hé)協調工作(zuò)，同時(shí)，會(huì)同有(yǒu)關職能部門(mén)，及時(shí)調查統計(jì)災害影(yǐng)響範圍和(hé)受災程度，評估、核實自然災害所造成的損失情況調查，及時(shí)上(shàng)報。平時(shí)定期開(kāi)展對檔案室的安全通(tōng)報和(hé)預警。

四、應急保障

（一）人(rén)力資源保障

組織救災、健全與專業救援隊伍的聯動機制(zhì)，當災害發生(shēng)時(shí)，能夠協助專業救災部門(mén)開(kāi)展自救，最大(dà)限度減少(shǎo)災害損失。

（二）資金保障

按照救災工作(zuò)分級負責，救災資金分級負擔的原則，應安排救災資金預算(suàn)，将資金落實到檔案事業發展經費中。發生(shēng)災害時(shí)，重點用于檔案搶救和(hé)保護工作(zuò)。

（三）物資、設備保障

檔案室應按照檔案室建築設計(jì)規範的要求，設置必要的安全防護設施，配備滅火(huǒ)、去濕、去酸、消毒、防火(huǒ)等必要的檔案安全保護設備和(hé)耗材。

五、應急響應與救助

（一）災害預警、核定及報送

1、災害預報部門(mén)發出災情預警或檔案室工作(zuò)人(rén)員發現災情後，檔案室應迅速按規程啓動應急預案。

2、災情核定及報送。街(jiē)道(dào)黨政辦負責本行(xíng)政區(qū)域內(nèi)發生(shēng)的重大(dà)突發性災情報送工作(zuò)。災情發生(shēng)時(shí)，要迅速組織力量核實災情，在1小(xiǎo)時(shí)內(nèi)報告區(qū)委區(qū)政府和(hé)區(qū)檔案館，并立即組織人(rén)員現場(chǎng)核實、評估災情。災情報告內(nèi)容：災害發生(shēng)的背景、時(shí)間(jiān)、區(qū)域、影(yǐng)響範圍，受災的嚴重程度和(hé)等級，檔案損失情況，人(rén)員和(hé)其它财産損失情況，救災工作(zuò)情況以及災區(qū)存在的主要困難和(hé)問題。在災情穩定前，執行(xíng)24小(xiǎo)時(shí)災情報告制(zhì)度，保持不間(jiān)斷通(tōng)訊聯絡，及時(shí)掌握災情動态，并随時(shí)上(shàng)報。災情穩定後，全面開(kāi)展災情核定工作(zuò)，保證災情數(shù)據的完整準确。

（二）啓動預案、求助及終止預案

1、檔案室災害應急預案啓動标準。有(yǒu)下列情形之一的，啓動本應急預案。

（1）檔案室發生(shēng)特大(dà)火(huǒ)災，造成檔案庫房(fáng)坍塌、重要檔案被毀和(hé)人(rén)員傷亡，急需多(duō)個(gè)部門(mén)緊急救援的；或檔案室附近區(qū)域發生(shēng)特大(dà)火(huǒ)災，嚴重威脅檔案安全，需要多(duō)個(gè)部門(mén)配合緊急轉移檔案的；

（2）檔案室發生(shēng)重大(dà)盜竊檔案事件，造成嚴重社會(huì)影(yǐng)響的；

（3）發生(shēng)5.5級以上(shàng)破壞性地震，造成檔案室庫房(fáng)坍塌和(hé)人(rén)員傷亡、失蹤、被困，需要多(duō)個(gè)部門(mén)配合救援的；

（4）發生(shēng)戰争、暴亂，嚴重威脅檔案安全的；

（5）發生(shēng)特大(dà)洪水(shuǐ)，造成檔案庫房(fáng)進水(shuǐ)、坍塌，檔案被淹和(hé)人(rén)員傷亡、失蹤、被困，急需組織力量緊急救援和(hé)轉移檔案的。

2、求助。檔案室災害事件發生(shēng)後，應當立即向街(jiē)道(dào)提出啓動檔案突發事件應急預案的建議。

3、終止預案。檔案室災情得(de)到有(yǒu)效控制(zhì)或災情解除沒有(yǒu)造成損失，本次應急預案終止。

（1）對突發事件造成的檔案損毀情況進行(xíng)全面清理(lǐ)、統計(jì)和(hé)登記，應轉移的檔案全部轉移，并要确保檔案的安全；

（2）對因突發事件造成的檔案室損毀情況進行(xíng)評估，根據突發事件暴露的檔案保管條件方面的問題進行(xíng)分析，制(zhì)定切實可(kě)行(xíng)的措施，改善檔案保管條件；

（3）對整個(gè)突發事件進行(xíng)總結，提供公開(kāi)發布的信息。

（三）損失情況彙報

建立突發事件調查報告制(zhì)度。一般情況下，應在事件發生(shēng)後24小(xiǎo)時(shí)內(nèi)寫出調查報告，分别報送主管部門(mén)、上(shàng)級檔案行(xíng)政管理(lǐ)部門(mén)。調查報告內(nèi)容包括：事件發生(shēng)的單位、時(shí)間(jiān)、地點、經過、檔案損失情況、傷亡人(rén)數(shù)、直接經濟損失初步估計(jì)、初步分析原因、搶救處理(lǐ)情況、已采取的措施、需要有(yǒu)關部門(mén)協助處理(lǐ)的事項、事件報告單位、簽發人(rén)、報告的事件、聯系電(diàn)話(huà)、聯系人(rén)等，任何單位和(hé)個(gè)人(rén)對突發危及檔案安全事件不得(de)隐瞞、緩報、謊報。