建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的具有(yǒu)保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的曆史記錄，它記載了工程項目從立項、審批、招投标、勘察、設計(jì)、施工到竣工驗收等環節的情況，是工程建設過程和(hé)建設成果的真實反映。随着經濟社會(huì)的快速發展，大(dà)量建設工程項目迅速湧現，也因此形成了大(dà)量建設工程檔案。這些(xiē)檔案對建設工程項目的社會(huì)經濟價值與壽命保障，以及将來(lái)工程項目的優化都具有(yǒu)重要的參考價值。因此，建設工程檔案的管理(lǐ)水(shuǐ)平關乎工程質量的優劣。筆者認為(wèi)，應從以下5個(gè)方面做(zuò)好建設工程檔案管理(lǐ)。
制(zhì)定建設工程檔案管理(lǐ)制(zhì)度及編制(zhì)方案
完善的管理(lǐ)制(zhì)度是做(zuò)好建設工程檔案管理(lǐ)的基本保證。《建設工程文件歸檔規範》指出，建設工程文件包括工程準備階段文件、監理(lǐ)文件、施工文件、竣工圖和(hé)竣工驗收文件；建設、勘察、設計(jì)、施工、監理(lǐ)等單位應将工程文件的形成和(hé)積累納入工程建設管理(lǐ)的各個(gè)環節和(hé)有(yǒu)關人(rén)員的職責範圍。具體(tǐ)來(lái)看，有(yǒu)關單位和(hé)個(gè)人(rén)要落實好持證上(shàng)崗要求，明(míng)确崗位責任，由各施工管理(lǐ)人(rén)員負責管理(lǐ)建設工程資料，以便資料員及時(shí)收集。此外，建設工程資料整編方案是工程資料整理(lǐ)的依據，要在該方案中要明(míng)确各施工檢驗批次的劃分數(shù)量、材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、各個(gè)分部工程施工工序的檢查驗證部位，使工程資料記錄情況與實際施工情況保持一緻。
記錄和(hé)收集好建設工程資料
工程檔案是施工項目質量情況的真實反映，應真實記錄。因此，各項施工記錄必須按照施工進度同步整理(lǐ)、收集、歸檔。在工程開(kāi)工前，有(yǒu)關部門(mén)和(hé)個(gè)人(rén)應及時(shí)收集建設工程準備階段文件，包括前期手續立項、審批、用地、勘察、設計(jì)、招投标等工程準備階段形成的文件。對于施工文件，應做(zuò)到程序、內(nèi)容連貫。在施工全過程中，施工單位技(jì)術(shù)人(rén)員應将施工現場(chǎng)發生(shēng)的施工內(nèi)容以資料形式及時(shí)記錄并歸檔，避免發生(shēng)資料遺漏或資料內(nèi)容與現場(chǎng)實際不符等問題，嚴禁積壓到最後補做(zuò)。各施工單位要指定專人(rén)定期收集并檢查整理(lǐ)施工文件，查漏補缺，及時(shí)糾正問題。
項目部負責彙集各施工單位的施工文件、收集設計(jì)單位發出的設計(jì)變更文件、監理(lǐ)單位發出的監理(lǐ)通(tōng)知單及回複整改報告，以及各分包單位的驗收資料等，還(hái)要負責查驗建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件是否及時(shí)收集，分部工程質量竣工驗收記錄是否齊全，各方簽章是否有(yǒu)遺漏，施工質量控制(zhì)資料記錄有(yǒu)無缺失，隐蔽驗收記錄及物質資料是否齊全有(yǒu)效，安全和(hé)功能檢驗資料收集整理(lǐ)是否齊全，消防驗收、防雷驗收、室內(nèi)環境監測、沉降觀測、電(diàn)梯驗收、節能檢測驗收等是否齊全，并制(zhì)定相應措施。
确保工程技(jì)術(shù)資料真實、準确、完整
真實性是工程技(jì)術(shù)檔案的靈魂，否則，工程技(jì)術(shù)檔案不能将單位工程質量狀況系統地、全面地展示出來(lái)。一旦出現工程質量問題，相關技(jì)術(shù)資料非但(dàn)不能作(zuò)為(wèi)技(jì)術(shù)證明(míng)和(hé)材料支撐，反而會(huì)因資料混亂、無據可(kě)依而造成誤判。同時(shí)，有(yǒu)關單位和(hé)個(gè)人(rén)也不能為(wèi)了在工程檔案中展現更高(gāo)的工程質量而弄虛作(zuò)假，造成資料與現場(chǎng)施工情況不符、扭曲事實的問題。工程技(jì)術(shù)檔案的整理(lǐ)必須要實事求是、客觀準确。所以，要堅決杜絕工程施工記錄造假問題。
真實性、準确性是做(zuò)好工程技(jì)術(shù)檔案的核心。要從地基與基礎分部、主體(tǐ)結構分部、裝飾裝修分部等各分部工程中細緻劃分出各分項工程，劃分要有(yǒu)依據，符合施工現場(chǎng)實際情況。混凝土試塊強度統計(jì)、評定記錄等都需要進行(xíng)質量評定，所有(yǒu)的統計(jì)、記錄都要填寫規範，要嚴格按照有(yǒu)關要求進行(xíng)數(shù)據計(jì)算(suàn)，不得(de)随意填寫。在所有(yǒu)工程檔案中不允許出現塗改現象，資料所用表格要統一，禁止出現資料表格形式不統一以及表格前後不對應的問題。在資料文字記錄中應使用規範用語，避免出現口語等非規範用語，保證資料的統一規範性，以免産生(shēng)異議，為(wèi)此，也要通(tōng)過培訓等措施提高(gāo)資料相關人(rén)員的技(jì)能與知識水(shuǐ)平。
工程檔案的完整性主要表現為(wèi)施工管理(lǐ)文件的完整性、施工技(jì)術(shù)文件的完整性、施工原材料出廠質量證明(míng)及進場(chǎng)檢測文件的完整性、施工記錄文件的完整性、施工試驗記錄及檢測文件的完整性。一份完整的原材料資料不僅需要原材料的報審報驗手續，還(hái)需要相應的出廠質量證明(míng)文件及複試試驗報告。質量控制(zhì)資料除原材料資料外，還(hái)應包括各分部工程、分項工程的隐蔽驗收記錄，施工測量放線資料和(hé)功能性試驗報告等，以使質量評定中的數(shù)據有(yǒu)據可(kě)循。
整理(lǐ)保管好技(jì)術(shù)資料
由于現場(chǎng)的技(jì)術(shù)資料分散在很(hěn)多(duō)項目管理(lǐ)人(rén)員手中，所以需要專人(rén)收集資料并進行(xíng)統一的分類整理(lǐ)。資料要按照單位工程、分部工程、分項工程逐項分類整理(lǐ)。檔案資料員應養成“三勤”（嘴勤、手勤、腿勤）的工作(zuò)作(zuò)風，勤于詢問質檢、安全、材料等方方面面的施工進展情況，對已發生(shēng)和(hé)即将發生(shēng)的施工內(nèi)容做(zuò)到心中有(yǒu)數(shù)，實時(shí)了解施工進展和(hé)材料使用情況，及時(shí)報驗，并要見證送檢；必須及時(shí)填寫各種隐蔽工程資料，并及時(shí)報監完成驗收；随時(shí)到現場(chǎng)落實工程施工內(nèi)容，如，現場(chǎng)配筋是否與施工圖紙相符，是否發生(shēng)設計(jì)變更，管道(dào)防腐保溫是否按設計(jì)及規範要求施工，進場(chǎng)材料是否按規定完成取樣送檢等；做(zuò)到資料與施工同步進行(xíng)，真實記錄工程施工全過程，做(zuò)好施工過程中各種影(yǐng)像資料的收集歸檔工作(zuò)。
項目部要配置專職檔案資料員，負責制(zhì)定并完善資料保管制(zhì)度和(hé)借閱制(zhì)度。此外，項目部應在檔案室、檔案櫃內(nèi)放置防蟲、防黴等物品，做(zuò)好防塵、防潮、防高(gāo)溫等措施，保管好建設工程資料。
統一檔案管理(lǐ)軟件和(hé)規範執業制(zhì)度
與建設工程有(yǒu)關的檔案資料管理(lǐ)軟件較多(duō)，各有(yǒu)優缺點，目前還(hái)未進行(xíng)統一的技(jì)術(shù)整合，沒有(yǒu)實現檔案的網絡化管理(lǐ)。建設工程項目中的崗位分工不同，需要簽認和(hé)管理(lǐ)的工程技(jì)術(shù)檔案不同、保存時(shí)效不同，為(wèi)保證檔案真實并與工程同步進行(xíng)，需要一款能夠實現不同技(jì)術(shù)人(rén)員在各自電(diàn)腦(nǎo)上(shàng)完成各自負責內(nèi)容的資料傳遞和(hé)收集工作(zuò)的軟件。因此，有(yǒu)關單位應鼓勵軟件開(kāi)發企業與各職能部門(mén)一道(dào)，盡早開(kāi)發出可(kě)以實現技(jì)術(shù)資料網絡化收集管理(lǐ)的軟件，盡早實現電(diàn)子檔案資料的傳報、移交，代替傳統紙質工程檔案資料報送、移交的模式，更好地提高(gāo)建設工程檔案管理(lǐ)效率、保障建設工程檔案管理(lǐ)效果。
