企業檔案是企業生(shēng)産、經營、管理(lǐ)活動的真實記錄，是企業有(yǒu)形資産的憑證和(hé)無形資産的組成要素。企業檔案工作(zuò)是企業基礎性工作(zuò)，在保障企業生(shēng)産、經營和(hé)管理(lǐ)活動持續開(kāi)展、資産保值增值和(hé)記錄企業曆史等方面具有(yǒu)重要地位和(hé)作(zuò)用。

随着信息技(jì)術(shù)的深入發展和(hé)廣泛應用，建設數(shù)字檔案館（室）已成為(wèi)企業檔案工作(zuò)提質增效與創新發展的必由之路。建設符合國家(jiā)、社會(huì)和(hé)企業信息化發展要求的企業數(shù)字檔案館（室），有(yǒu)利于整合企業信息資源，增強檔案信息管理(lǐ)與服務能力，提高(gāo)企業管理(lǐ)水(shuǐ)平。

1  概念與基本特征

1.1  概念

本指南所稱的企業數(shù)字檔案館（室），是指企業運用現代信息技(jì)術(shù)固化檔案工作(zuò)業務流程，對本企業或與其具有(yǒu)資産隸屬關系企業的電(diàn)子檔案或其他數(shù)字資源進行(xíng)收集、整理(lǐ)、保存，并通(tōng)過網絡提供檔案信息服務和(hé)共享利用的集成管理(lǐ)系統平台。

1.2  基本特征

與企業傳統檔案館（室）相比，企業數(shù)字檔案館（室）具有(yǒu)以下特征：

1）檔案資源數(shù)字化

通(tōng)過對企業各類信息系統中形成的電(diàn)子文件歸檔和(hé)對紙質等傳統載體(tǐ)檔案進行(xíng)數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息。

2）檔案管理(lǐ)信息化

企業數(shù)字檔案館（室）将檔案管理(lǐ)業務流程固化在電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統中，實現數(shù)字檔案資源的自動化管理(lǐ)，檔案的收、管、存、用通(tōng)過信息技(jì)術(shù)手段來(lái)實現。

3）檔案服務知識化

企業數(shù)字檔案館（室）利用知識管理(lǐ)、大(dà)數(shù)據等理(lǐ)念和(hé)技(jì)術(shù)，創新檔案利用方式和(hé)方法，對檔案信息進行(xíng)深層次加工和(hé)知識化組織，以檔案利用需求為(wèi)導向，有(yǒu)針對性地主動為(wèi)企業提供全方位、多(duō)層次的個(gè)性化檔案信息和(hé)決策支持服務。

2  建設目标與原則

2.1  建設目标

通(tōng)過企業數(shù)字檔案館（室）的建設，實現企業檔案工作(zuò)提質增效與創新發展，全面提升檔案管理(lǐ)、開(kāi)發共享服務能力，促進企業提高(gāo)管理(lǐ)水(shuǐ)平，增強核心競争力，為(wèi)企業持續健康發展提供有(yǒu)力支撐。

2.2  建設原則

企業數(shù)字檔案館（室）建設應堅持以下原則：

1）統籌規劃，分步實施

企業應将數(shù)字檔案館（室）建設納入企業信息化建設規劃，做(zuò)到同步規劃；建設企業數(shù)字檔案館（室）應做(zuò)好總體(tǐ)架構、技(jì)術(shù)方案的規劃，系統建設應考慮可(kě)擴展性和(hé)兼容性；應根據現有(yǒu)條件有(yǒu)計(jì)劃、有(yǒu)步驟地建設企業數(shù)字檔案館（室），充分保證每一階段工作(zuò)目标的實現。建設過程中檔案部門(mén)要與企業信息化部門(mén)、業務部門(mén)、保密部門(mén)等協同工作(zuò)。

2）需求導向，利用優先

企業數(shù)字檔案館（室）建設應圍繞企業研發、生(shēng)産、經營、管理(lǐ)等企業中心工作(zuò)，優先建設重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應以需求為(wèi)導向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優先進行(xíng)數(shù)字化。網絡架構應有(yǒu)利于檔案信息資源的共享利用，電(diàn)子檔案、檔案數(shù)字化複制(zhì)件存儲格式的選取應符合長期保存需要，便于利用，電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統功能實現、界面等應盡可(kě)能符合用戶操作(zuò)習慣。

3）安全保密，合法合規

企業數(shù)字檔案館（室）建設應遵守國家(jiā)法律法規和(hé)标準規範，建立健全安全保密管理(lǐ)制(zhì)度，确保檔案信息安全。應按照安全保密要求開(kāi)展電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統設計(jì)、實施、運行(xíng)和(hé)維護。

3  基礎設施建設

企業數(shù)字檔案館（室）基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技(jì)術(shù)上(shàng)自主可(kě)控的設施設備。

3.1  機房(fáng)建設

機房(fáng)建設應根據數(shù)字檔案館（室）運行(xíng)需求和(hé)機房(fáng)建設基本要求，充分利用企業現有(yǒu)信息化基礎條件，通(tōng)過改造、添置設備等方式，建設滿足數(shù)字檔案館（室）運行(xíng)要求的機房(fáng)；涉密機房(fáng)建設應符合國家(jiā)有(yǒu)關保密規定。

3.2  網絡設施

企業數(shù)字檔案館（室）的網絡應接入企業網，并與互聯網隔離，管理(lǐ)涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網絡應與互聯網物理(lǐ)隔離。也可(kě)以建立企業檔案部門(mén)局域網。網絡建設應考慮電(diàn)子文件收集、歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)、利用需要，網絡帶寬等性能應能适應圖像、音(yīn)頻、視(shì)頻等各類數(shù)據的傳輸要求。

3.3  硬件設備

根據電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統及基礎軟件系統部署和(hé)高(gāo)效穩定運行(xíng)需求配備服務器(qì)。根據科學、可(kě)行(xíng)的存儲備份策略，配備穩定與适當冗餘的數(shù)據存儲備份設備。配備滿足工作(zuò)需要的計(jì)算(suàn)機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質等設備。

3.4  基礎軟件

應結合企業信息化的現狀，在統籌利用企業業已運行(xíng)的基礎軟件系統的基礎上(shàng)，結合企業數(shù)字檔案館（室）開(kāi)發和(hé)運行(xíng)的需要，配備正版或經過規範測試、登記的自主開(kāi)發的基礎軟件，如操作(zuò)系統、數(shù)據庫管理(lǐ)系統、中間(jiān)件、全文檢索工具、光學字符識别軟件等。

3.5  其他設施

應根據需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所和(hé)電(diàn)子檔案閱覽場(chǎng)所。

4  電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統建設

4.1  收集功能

1）電(diàn)子文件登記

具備電(diàn)子文件手工登記功能，元數(shù)據項在滿足國家(jiā)有(yǒu)關标準要求的前提下，可(kě)根據需要增減，具有(yǒu)元數(shù)據手工登記校(xiào)驗功能；可(kě)對電(diàn)子文件元數(shù)據根據權限進行(xíng)更改、删除、檢索、全文挂接等操作(zuò)。

2）電(diàn)子文件和(hé)電(diàn)子檔案在線接收

應具有(yǒu)符合《企業電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》有(yǒu)關要求，從業務系統接收電(diàn)子文件及其元數(shù)據的接口。具有(yǒu)從其他電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統接收電(diàn)子檔案的功能，功能符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》有(yǒu)關要求。

3）電(diàn)子文件和(hé)電(diàn)子檔案離線接收

應具備電(diàn)子文件、電(diàn)子檔案和(hé)其他數(shù)字資源離線批量導入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收，并實現元數(shù)據、目錄數(shù)據與對應電(diàn)子文件、電(diàn)子檔案的自動關聯。

數(shù)據導入過程中應支持數(shù)據的校(xiào)驗，如是否唯一、是否可(kě)以為(wèi)空(kōng)、日期格式是否正确等。當出現部分數(shù)據導入失敗，應提供報告，指明(míng)哪些(xiē)數(shù)據導入失敗。如出現中斷（如：斷電(diàn)、斷網、死機等），應支持斷點續傳，再次導入時(shí)從中斷記錄處接續導入。電(diàn)子檔案的離線接收功能符合《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》有(yǒu)關要求。

4）電(diàn)子文件和(hé)電(diàn)子檔案接收檢測

應具備電(diàn)子文件和(hé)電(diàn)子檔案接收的檢測功能，能根據電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案接收的檢測要求對接收的電(diàn)子文件的“四性”和(hé)電(diàn)子檔案的有(yǒu)關屬性進行(xíng)檢測，對檢測不符合要求的電(diàn)子文件或電(diàn)子檔案進行(xíng)标記。

5）傳統載體(tǐ)檔案全文信息上(shàng)傳挂接

具備傳統載體(tǐ)檔案全文信息上(shàng)傳挂接功能，支持單個(gè)、批量文件上(shàng)傳等方式，能建立目錄與其對應全文間(jiān)的關聯關系，并保持關聯關系穩定。

4.2  整理(lǐ)功能

4.2.1  分類

按照企業确定的分類方案，将歸檔文件進行(xíng)分類，給定分類代号，并支持按年度、保管期限、機構（問題）等多(duō)種分類方案分類。

4.2.2  劃定保管期限

按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

4.2.3  組件

對來(lái)自不同系統的歸檔電(diàn)子文件按照組件規則組成“件”，并對件內(nèi)文檔按一定的規則進行(xíng)排序。

4.2.4  組成保管單位

能對歸檔文件按照設定規則自動或在人(rén)工幹預下組成保管單位，并能按規則将保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人(rén)工幹預下調整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。

4.2.5  編号

依據檔号編制(zhì)規則形成檔号，所形成檔号唯一、簡明(míng)、合理(lǐ)、穩定、可(kě)擴充。

4.2.6  編目

根據需要能夠編制(zhì)各種目錄。提供規範的檔案目錄模闆，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和(hé)脊背等。應支持進行(xíng)目錄模闆制(zhì)作(zuò)，用戶可(kě)以對模闆中的字體(tǐ)、打印內(nèi)容、排序方式等進行(xíng)調整。應提供打印預覽功能，并支持多(duō)模闆批量生(shēng)成和(hé)打印功能。

4.2.7  關聯關系建立

具有(yǒu)建立同一件歸檔文件不同載體(tǐ)間(jiān)或是文件間(jiān)關聯關系功能。

4.2.8  表格導出

支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通(tōng)用格式文件導出功能。

4.3  保存功能

4.3.1  電(diàn)子檔案存儲格式轉換與信息組織

支持電(diàn)子檔案存儲格式的轉換，将存入系統的電(diàn)子檔案轉換為(wèi)符合長期保存要求的存儲格式。

系統可(kě)按《電(diàn)子檔案移交與接收辦法》和(hé)離線存儲載體(tǐ)容量進行(xíng)信息組織，将組織好的檔案存至相應的離線存儲載體(tǐ)上(shàng)。

4.3.2  電(diàn)子檔案長期保存

應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管；能對非通(tōng)用格式電(diàn)子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統中進行(xíng)标識。

4.3.3  檔案整理(lǐ)

系統應依據電(diàn)子檔案保管和(hé)利用的業務要求分别建立相應數(shù)據庫。能根據全宗歸屬、分類号、保管單位序号及其整理(lǐ)規則、件号、件內(nèi)文檔排列規則等将電(diàn)子檔案排列定位和(hé)呈現。

4.3.4  備份

應支持備份，包括軟件系統備份、數(shù)據庫備份和(hé)電(diàn)子檔案備份，能根據數(shù)據重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。

4.3.5  定期鑒定

支持輔助人(rén)工完成檔案的定期鑒定工作(zuò)，根據保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統管理(lǐ)員或檔案管理(lǐ)員等進行(xíng)銷毀前鑒定和(hé)保管期限調整、利用開(kāi)放、密級調整等相關操作(zuò)。

4.3.6  銷毀管理(lǐ)

支持對需銷毀檔案進行(xíng)銷毀申請(qǐng)、審批、建立銷毀标記、監銷、删除等操作(zuò)。

4.3.7  移交

具備根據進館要求或其他有(yǒu)關要求生(shēng)成移交電(diàn)子檔案信息包等功能，對已移交的電(diàn)子檔案或其他數(shù)字資源進行(xíng)移交時(shí)間(jiān)及去向标識。

4.3.8  介質管理(lǐ)

支持對存放電(diàn)子檔案存儲介質的統一管理(lǐ)，系統管理(lǐ)員可(kě)根據介質保管的實際需求為(wèi)相應電(diàn)子檔案設置相應的存儲介質。具有(yǒu)介質預警功能，當剩餘容量達到設定阈值時(shí)，通(tōng)知系統管理(lǐ)員。

4.4  統計(jì)功能

應支持按照全宗、分類、時(shí)間(jiān)、文件格式、利用情況等設定規則進行(xíng)統計(jì)、結果顯示和(hé)打印，并以電(diàn)子文件形式輸出統計(jì)數(shù)據，支持自定義報表功能。統計(jì)結果能按《全國檔案事業統計(jì)年報制(zhì)度》給定格式輸出統計(jì)數(shù)據。

4.5  利用功能

4.5.1  檢索

支持按屬性檢索檔案，具備精确檢索、模糊檢索、高(gāo)級組合檢索、篩選檢索、關聯檢索、深入二次檢索等多(duō)種檢索方式；有(yǒu)條件的企業可(kě)開(kāi)發全文檢索功能。

4.5.2  浏覽

應支持對常見格式電(diàn)子檔案或其他數(shù)字資源進行(xíng)浏覽，支持常見格式多(duō)媒體(tǐ)電(diàn)子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應具有(yǒu)電(diàn)子檔案或數(shù)字化檔案信息按權限下載功能。

4.5.3  借閱

支持電(diàn)子檔案借閱申請(qǐng)、審批、授權，具有(yǒu)實體(tǐ)檔案借閱預約、催還(hái)、歸還(hái)等功能，審批流程符合檔案利用管理(lǐ)制(zhì)度。

4.5.4  編研

支持用戶根據實際需求設置編研專題，能自動将符合該專題條件的檔案進行(xíng)歸集。

4.5.5  開(kāi)放利用設置

支持對目錄數(shù)據及全文設置開(kāi)放利用标識。

4.5.6  複制(zhì)管理(lǐ)

具有(yǒu)電(diàn)子檔案複制(zhì)申請(qǐng)、審批功能，能夠進行(xíng)複制(zhì)；具有(yǒu)實體(tǐ)檔案複制(zhì)申請(qǐng)、審批、複制(zhì)件分發登記等功能。

4.5.7  利用效果反饋

支持用戶對利用檔案産生(shēng)的經濟效益或社會(huì)效益進行(xíng)反饋。

4.5.8  知識管理(lǐ)

可(kě)根據需要開(kāi)發知識管理(lǐ)功能，支持檔案信息的知識标簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。

4.6  系統管理(lǐ)功能

4.6.1  日志(zhì)管理(lǐ)

應有(yǒu)日志(zhì)記載功能，記錄系統啓動和(hé)關閉信息、用戶登錄信息等，每條日志(zhì)至少(shǎo)應記錄操作(zuò)對象、用戶、時(shí)間(jiān)、計(jì)算(suàn)機、操作(zuò)類型等屬性。提供針對日志(zhì)的檢索、審計(jì)、統計(jì)功能。

支持按照一定規則自動生(shēng)成日志(zhì)審計(jì)報表，支持日志(zhì)導出、删除、審批等操作(zuò)。

4.6.2  系統設置

支持對檔案流程化管理(lǐ)，可(kě)根據不同類别檔案管理(lǐ)要求設置相應管理(lǐ)流程，可(kě)對流程進行(xíng)跟蹤與回溯。

支持代碼表的設置維護，如：年度、保管期限、密級、部門(mén)、分類号等代碼；系統中的分類方案可(kě)根據用戶需求增減。

支持元數(shù)據的設置維護，可(kě)以定義字段名稱、類型、是否為(wèi)空(kōng)、是否唯一、字符串長度限制(zhì)、取值範圍、組合字段等信息。

具備全宗設置功能，能實現區(qū)分全宗進行(xíng)管理(lǐ)。

4.6.3  用戶管理(lǐ)

支持直接錄入用戶信息和(hé)通(tōng)過接口方式讀取其他系統中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”分立。

4.6.4  組織機構設置管理(lǐ)

支持直接錄入組織機構信息和(hé)通(tōng)過接口方式讀取其他系統中的組織機構信息，支持組織機構的多(duō)級管理(lǐ)功能。

4.6.5  權限管理(lǐ)

具備權限管理(lǐ)功能，保證授權用戶能夠在其權限範圍內(nèi)進行(xíng)合法操作(zuò)。權限可(kě)以精細地控制(zhì)指定用戶對指定檔案記錄的訪問和(hé)使用。系統應支持設置權限有(yǒu)效期，到期後系統自動取消權限。

4.6.6  多(duō)全宗管理(lǐ)

可(kě)對納入管理(lǐ)的每個(gè)立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理(lǐ)，每個(gè)全宗單位有(yǒu)唯一全宗号、全宗名稱。每個(gè)全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據、機構組織、用戶、流程、權限等相對獨立、互不影(yǐng)響。

4.6.7  工作(zuò)過程記錄管理(lǐ)

應具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館（室）管理(lǐ)過程。

4.7  傳統載體(tǐ)檔案輔助管理(lǐ)功能

4.7.1  傳統載體(tǐ)檔案信息采集

具備傳統載體(tǐ)檔案目錄著錄和(hé)全文挂接功能，目錄數(shù)據項在滿足國家(jiā)有(yǒu)關标準要求的前提下，可(kě)根據需要增減。目錄數(shù)據采集時(shí)應具有(yǒu)校(xiào)驗功能。

4.7.2  檔案存放位置管理(lǐ)

能根據庫房(fáng)餘量和(hé)檔案的全宗歸屬、分類、檔号等規則對傳統載體(tǐ)檔案提出存放位置建議，并在位置确定後進行(xíng)排列定位。

4.7.3  智能庫房(fáng)管理(lǐ)

有(yǒu)條件的單位可(kě)設置智能庫房(fáng)管理(lǐ)功能，根據現實庫房(fáng)虛拟出檔案所在庫房(fáng)、區(qū)域及檔案櫃架的列、節、層、排位等，實現對實體(tǐ)檔案所在庫房(fáng)位置的管理(lǐ)；電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統支持與智能密集架、PDA設備、條碼槍、電(diàn)子标簽等硬件設備的集成，實現實體(tǐ)檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作(zuò)；支持與溫濕度監控設備的集成，實現檔案庫房(fáng)的溫濕度智能調控。

4.8  其他可(kě)選功能

有(yǒu)條件的企業可(kě)根據自身需要，增加諸如文件材料分發控制(zhì)、工作(zuò)計(jì)劃進度管理(lǐ)、業務監督指導等功能。

5  數(shù)字檔案資源建設

數(shù)字檔案資源建設是企業數(shù)字檔案館（室）建設的重點任務，包括傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化、電(diàn)子文件歸檔及專題數(shù)據庫建設。

5.1  傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化

一定數(shù)量的檔案數(shù)據是保證數(shù)字檔案館（室）發揮效用的基礎，存量檔案數(shù)字化率宜達到70%以上(shàng)。

企業傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化的內(nèi)容和(hé)範圍如下：

1）經營管理(lǐ)、生(shēng)産技(jì)術(shù)管理(lǐ)、行(xíng)政管理(lǐ)、黨群工作(zuò)等管理(lǐ)類檔案除已到保管期限、短(duǎn)期或10年期檔案外，應全部數(shù)字化；有(yǒu)條件的單位可(kě)全部數(shù)字化。對于有(yǒu)正本、文稿處理(lǐ)單、修改底稿等的檔案，可(kě)隻對正本和(hé)文稿處理(lǐ)單進行(xíng)數(shù)字化；具有(yǒu)重要修改內(nèi)容的曆次修改稿和(hé)重要檔案的曆次修改稿需數(shù)字化。

2）正在研制(zhì)或正在生(shēng)産的核心産品或核心業務檔案應全部數(shù)字化，非核心産品、已停産的産品、非核心業務檔案可(kě)根據企業實際需要有(yǒu)選擇地數(shù)字化。

3）科研檔案應全部數(shù)字化。

4）生(shēng)産、科研、辦公、生(shēng)活建築物的可(kě)行(xíng)性研究、設計(jì)、施工、竣工驗收等階段的質量管理(lǐ)檔案、竣工圖檔案應進行(xíng)數(shù)字化，其他階段形成的檔案可(kě)有(yǒu)選擇地數(shù)字化。

5）設備儀器(qì)檔案應依據重要程度有(yǒu)選擇地數(shù)字化。

6）會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較大(dà)，可(kě)根據企業需求和(hé)人(rén)力、物力配置情況有(yǒu)選擇地數(shù)字化。

7）職工檔案的數(shù)字化，需檔案部門(mén)與人(rén)力資源管理(lǐ)部門(mén)充分協商後按照黨和(hé)國家(jiā)組織、人(rén)事部門(mén)的有(yǒu)關規定确定。

紙質檔案（含照片）數(shù)字化技(jì)術(shù)要求按照《紙質檔案數(shù)字化規範》（DA/T 31-2017）進行(xíng)，錄音(yīn)、錄像等多(duō)媒體(tǐ)檔案數(shù)字化參照《錄音(yīn)錄像檔案數(shù)字化規範》（DA/T 62-2017）進行(xíng)。

5.2  電(diàn)子文件歸檔

企業電(diàn)子文件歸檔範圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和(hé)非結構化數(shù)據，以獨立文檔形式存儲的具有(yǒu)保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統、産品或業務系統、财務會(huì)計(jì)管理(lǐ)信息系統、人(rén)力資源管理(lǐ)信息系統、門(mén)戶網站(zhàn)、微博、微信、公務郵件系統及本企業其他職能活動業務系統中形成的電(diàn)子文件，以及從外部接收的電(diàn)子文件。企業有(yǒu)些(xiē)信息系統有(yǒu)可(kě)能通(tōng)過租用基礎設施或以雲計(jì)算(suàn)服務的形式存在，所形成的電(diàn)子文件不一定存在于本企業的服務器(qì)中，但(dàn)其産生(shēng)的電(diàn)子文件也應納入本企業文件材料歸檔範圍予以歸檔。企業已實施的支撐主營業務的信息系統均應具有(yǒu)歸檔功能，導出的歸檔電(diàn)子文件存儲格式、元數(shù)據等均應符合電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關要求。數(shù)字檔案館（室）建設期間(jiān)應完成辦公自動化系統形成的電(diàn)子文件歸檔并實現至少(shǎo)一個(gè)核心業務系統電(diàn)子文件歸檔。

5.3  專題數(shù)據庫建設

專題數(shù)據庫建設是在現有(yǒu)數(shù)字檔案資源的基礎上(shàng)，通(tōng)過有(yǒu)組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有(yǒu)序、系統地組織在一起。如企業曆屆領導、技(jì)術(shù)專家(jiā)和(hé)各種先進人(rén)物檔案專題數(shù)據庫，企業機構沿革、黨代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議類專題檔案數(shù)據庫，政策法規類專題檔案數(shù)據庫，建設項目和(hé)設備儀器(qì)專題檔案數(shù)據庫，産品或專項業務專題檔案數(shù)據庫，科技(jì)項目和(hé)成果專題檔案數(shù)據庫，企業質量或安全事故專題檔案數(shù)據庫等。

6  制(zhì)度規範建設

6.1  制(zhì)度建設

企業數(shù)字檔案館（室）建設應制(zhì)定數(shù)字檔案館（室）人(rén)員崗位職責，系統運行(xíng)維護管理(lǐ)制(zhì)度，機房(fáng)、檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理(lǐ)制(zhì)度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理(lǐ)制(zhì)度等。

6.2  标準規範建設

企業數(shù)字檔案館（室）建設應參考國家(jiā)相關标準規範并結合本企業實際，形成本企業基于數(shù)字檔案館（室）的電(diàn)子檔案收、管、存、用等方面的标準規範體(tǐ)系及實施要求，包括但(dàn)不限于以下內(nèi)容：

6.2.1  企業傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化标準規範建設

紙質檔案數(shù)字化可(kě)參照《紙質檔案數(shù)字化規範》（DA/T 31-2017）制(zhì)定，縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技(jì)術(shù)規範》（DA/T 43-2009）制(zhì)定，錄音(yīn)、錄像等多(duō)媒體(tǐ)檔案數(shù)字化參照《錄音(yīn)錄像檔案數(shù)字化規範》（DA/T 62-2017）制(zhì)定。企業如将檔案數(shù)字化外包，應将國家(jiā)有(yǒu)關檔案數(shù)字化外包安全規範轉化為(wèi)本企業數(shù)字檔案館（室）建設标準規範。

6.2.2  電(diàn)子文件歸檔标準規範建設

規範本企業已實施的各類信息系統産生(shēng)的電(diàn)子文件歸檔業務，內(nèi)容包括各類信息系統産生(shēng)的電(diàn)子文件的歸檔管理(lǐ)責任、歸檔範圍、歸檔流程及開(kāi)發利用要求等。

6.2.3  檔案分類規範建設

應根據企業檔案自身特點制(zhì)定企業檔案分類方案。

6.2.4  各類檔案管理(lǐ)及業務流程規範建設

包括管理(lǐ)類、産品或業務類、科研類、基本建設類、設備儀器(qì)類、會(huì)計(jì)類、職工類等各類檔案在電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統中收集、整理(lǐ)、存儲、保管和(hé)利用等規範。

6.2.5  檔案利用标準規範建設

包括企業檔案利用賦權原則，權限設置與更改流程，檔案利用審批流程，計(jì)算(suàn)機輔助編研等規範。

6.2.6  安全與保密管理(lǐ)系列規範建設

應将安全與保密管理(lǐ)要求納入本企業數(shù)字檔案館（室）建設、運行(xíng)維護各項規章制(zhì)度和(hé)标準規範，建立數(shù)字檔案館（室）安全與保密職責，制(zhì)訂安全與保密檢查、“三員”管理(lǐ)等制(zhì)度。

7  安全保密體(tǐ)系建設

數(shù)字檔案館（室）建設與運行(xíng)必須加強安全管理(lǐ)，遵守相關保密規定，安全設備配置齊全；嚴格控制(zhì)信息資源利用範圍，制(zhì)訂嚴密的信息發布審核制(zhì)度，嚴格控制(zhì)數(shù)據訪問權限；應制(zhì)訂完善的數(shù)據接收、移交、銷毀等管理(lǐ)規範，制(zhì)定備份規範。

管理(lǐ)涉密檔案的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統，應按照涉密信息系統分級保護管理(lǐ)的要求進行(xíng)安全設計(jì)和(hé)建設，并通(tōng)過有(yǒu)關部門(mén)測評後方可(kě)投入使用。

管理(lǐ)非涉密檔案的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統應根據系統重要程度及其實際安全需求，參照《計(jì)算(suàn)機信息系統安全保護等級劃分準則》（GB/T 17859-1999）确定電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統應達到的安全等級，并依照《信息安全技(jì)術(shù)  信息系統安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統安全保護基本要求》《檔案信息系統安全等級保護定級工作(zuò)指南》等開(kāi)展安全建設和(hé)登記管理(lǐ)。

8  經費與人(rén)才保障

8.1  經費保障

經費主要包括計(jì)算(suàn)機硬件采購費，軟件開(kāi)發、升級、購置、接口開(kāi)發、評測費，運行(xíng)維護費，傳統載體(tǐ)數(shù)字化費，項目實施費，人(rén)員培訓費等。企業數(shù)字檔案館（室）建設應按照整體(tǐ)規劃，制(zhì)定相應的經費計(jì)劃，确保軟硬件設備購置、實施經費及管理(lǐ)經費的落實，為(wèi)企業數(shù)字檔案館（室）的建設工作(zuò)提供必要的保障。

8.2  人(rén)才保障

應結合本企業業務實際積極開(kāi)展檔案部門(mén)人(rén)員的業務技(jì)能、信息化技(jì)能的培養。在人(rén)才引進方面，應注重檔案和(hé)信息化方面的人(rén)才引進，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設和(hé)運行(xíng)的需求。

9  建設步驟

企業數(shù)字檔案館（室）建設按照項目化運作(zuò)，經過規劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分階段進行(xíng)。

9.1  項目規劃

9.1.1  成立項目工作(zuò)組織

企業在數(shù)字檔案館（室）建設初始應設立項目小(xiǎo)組，小(xiǎo)組主要由企業檔案部門(mén)人(rén)員、信息化部門(mén)人(rén)員、保密部門(mén)人(rén)員等組成，具體(tǐ)負責以下工作(zuò)：

1）建設工作(zuò)規劃、計(jì)劃、實施方案、制(zhì)度制(zhì)定；

2）建設工作(zuò)實施推進；

3）建設工作(zuò)檢查、總結與考核。

9.1.2  制(zhì)定項目方案

9.1.2.1  現狀調研與分析

對本企業信息化現狀、國內(nèi)外數(shù)字檔案館（室）建設現狀，特别是各信息系統産生(shēng)電(diàn)子文件的管理(lǐ)情況，以及企業各部門(mén)對檔案利用需求情況進行(xíng)充分調研。

9.1.2.2  可(kě)行(xíng)性研究

從項目建設的必要性、成本、收益、風險等方面研究企業數(shù)字檔案館（室）建設的可(kě)行(xíng)性，并形成可(kě)行(xíng)性研究報告。

9.1.2.3  需求分析

對企業數(shù)字檔案館（室）建設的業務需求、功能需求和(hé)系統部署方式進行(xíng)分析，形成需求任務書(shū)。

9.1.2.4  編寫數(shù)字檔案館（室）建設方案

內(nèi)容包括建設目标、建設內(nèi)容、建設步驟、經費需求、實施計(jì)劃等；管理(lǐ)涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）建設，還(hái)應同步編寫信息系統安全保密方案。

9.2  項目立項

企業應組織專家(jiā)對項目可(kě)行(xíng)性研究報告或建設方案進行(xíng)論證評審，通(tōng)過評審後提交本企業有(yǒu)關部門(mén)申請(qǐng)立項。

9.3  項目實施

9.3.1  人(rén)才隊伍建設

應通(tōng)過提升現有(yǒu)人(rén)員技(jì)能和(hé)知識的方式充分發揮現有(yǒu)人(rén)員的作(zuò)用；現有(yǒu)人(rén)員不足的，應通(tōng)過引進、組建項目組等方式補充人(rén)員。

9.3.2  基礎業務完善與規範化

數(shù)字檔案館（室）建設是以現有(yǒu)的檔案工作(zuò)為(wèi)基礎開(kāi)展的。在項目實施初期，需對本企業檔案管理(lǐ)基礎業務進行(xíng)完善與規範。主要包括：完善檔案管理(lǐ)制(zhì)度；理(lǐ)順檔案管理(lǐ)體(tǐ)制(zhì)機制(zhì)，實現檔案工作(zuò)的集中統一；規範檔案管理(lǐ)業務流程；統一各卷夾、表格及檔案管理(lǐ)中涉及到的單據等。

9.3.3  制(zhì)度标準規範制(zhì)定

根據項目進展情況有(yǒu)步驟地采用或制(zhì)定制(zhì)度标準規範。應優先采用國內(nèi)成熟标準規範作(zuò)為(wèi)本企業數(shù)字檔案館建設标準規範；國家(jiā)标準規範不能滿足需求或無相應标準規範的應自主編制(zhì)。形成的标準規範應定期更新。在企業數(shù)字檔案館（室）運行(xíng)前，應完成所有(yǒu)制(zhì)度标準規範的制(zhì)訂，以使運行(xíng)規範化。

9.3.4  硬件設備配備

鼓勵依托企業現有(yǒu)信息化基礎設施配置數(shù)字檔案館（室）建設和(hé)運行(xíng)所需的硬件設備，以節約投資成本，提高(gāo)人(rén)力、物力集成管理(lǐ)效率。對于現有(yǒu)硬件無法滿足的，應根據未來(lái)3至5年檔案數(shù)據增長情況、系統使用人(rén)數(shù)、安全保密需要、系統部署方式等予以配備。

9.3.5  電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統實施

9.3.5.1  系統開(kāi)發

電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統開(kāi)發主要工作(zuò)如下：

1）需求設計(jì)

在充分征求企業檔案部門(mén)、業務部門(mén)、保密部門(mén)等有(yǒu)關部門(mén)意見的基礎上(shàng)，對電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統的功能需求進行(xíng)細化，形成功能需求方案。功能需求方案既應符合檔案管理(lǐ)的實際需要，又便于系統開(kāi)發人(rén)員理(lǐ)解，能夠在系統開(kāi)發中實現。

2）選定開(kāi)發商

通(tōng)過招标、競争性談判等方式選定系統開(kāi)發商。有(yǒu)條件的企業也可(kě)以自主開(kāi)發。

3）商務談判

與選定廠商确定合同和(hé)協議文件，協商确定技(jì)術(shù)細節和(hé)系統開(kāi)發、安裝的時(shí)間(jiān)節點。

4）簽訂合同

根據商務談判确定的內(nèi)容簽訂正式合同，技(jì)術(shù)協議應成為(wèi)正式合同的一部分。

5）定制(zhì)開(kāi)發

系統開(kāi)發商根據前期确定的需求設計(jì)報告，對電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統原型進行(xíng)定制(zhì)開(kāi)發。

6）系統安裝

系統開(kāi)發商将開(kāi)發好的系統在企業進行(xíng)安裝，包括數(shù)據庫安裝、軟件安裝等。

9.3.5.2  基礎數(shù)據準備

主要工作(zuò)包括界面設置、數(shù)據庫結構設置、檔案分類設置、代碼設置、賦權方案确定、用戶設置等。基礎數(shù)據應以文件形式保存，以供後續維護時(shí)備查。

9.3.5.3  系統測試

系統測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和(hé)兼容性測試。測試工作(zuò)可(kě)自主進行(xíng)，也可(kě)委托具有(yǒu)資質的第三方機構完成。所有(yǒu)測試過程均應形成書(shū)面記錄，包括測試用例、測試過程、測試結果等。

9.3.5.4  人(rén)員培訓

對專職檔案管理(lǐ)人(rén)員、兼職檔案管理(lǐ)人(rén)員及系統維護人(rén)員等進行(xíng)培訓。

9.3.5.5  系統切換和(hé)試運行(xíng)

将運行(xíng)在舊(jiù)系統的業務和(hé)數(shù)據遷移到新系統中試運行(xíng)，并對系統運行(xíng)情況進行(xíng)監測。

9.3.5.6  系統的評價與驗收

系統試運行(xíng)一段時(shí)間(jiān)後，應組成驗收組對系統的目标、功能、質量、使用效果及各項指标是否達到合同或技(jì)術(shù)協議規定的要求進行(xíng)評審驗收。應根據評審過程中分析的結果，找出系統的薄弱環節，提出整改意見。

9.3.6  傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化實施

按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結合實際分步推進傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化工作(zuò)，将重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和(hé)珍貴的檔案優先數(shù)字化。傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化應以本企業自主完成為(wèi)主，自主完成有(yǒu)困難的可(kě)采用外包，或采用外包與自主完成相結合的方式進行(xíng)。檔案數(shù)字化外包應按照《檔案數(shù)字化外包安全管理(lǐ)規範》的要求做(zuò)好安全管理(lǐ)工作(zuò)。傳統載體(tǐ)檔案數(shù)字化按如下方法進行(xíng)：

1）管理(lǐ)類檔案數(shù)字化方法

經營管理(lǐ)、生(shēng)産技(jì)術(shù)管理(lǐ)、行(xíng)政管理(lǐ)、黨群工作(zuò)等管理(lǐ)類檔案應按照先近後遠的原則，将最近形成的檔案先行(xíng)數(shù)字化，以滿足頻繁利用的需要。對于即将到期的短(duǎn)期檔案或10年期檔案可(kě)不進行(xíng)數(shù)字化。

2）産品和(hé)業務類檔案數(shù)字化方法

可(kě)按照正在研制(zhì)和(hé)正在生(shēng)産産品檔案、主營業務檔案、正在研制(zhì)和(hé)正在生(shēng)産非核心産品檔案、非核心業務檔案、停産産品檔案的順序進行(xíng)數(shù)字化。

3）科研檔案數(shù)字化方法

按照獲獎等級、項目下達部門(mén)的層級順序進行(xíng)數(shù)字化，即先數(shù)字化獲得(de)國家(jiā)級獎勵的，再數(shù)字化獲得(de)部委級、省級獎勵的，最後數(shù)字化獲得(de)企業級獎勵的；對于未獲獎的科研檔案按照國家(jiā)級科技(jì)項目、省部級科研項目、企業級科研項目的順序進行(xíng)數(shù)字化。

4）基本建設檔案數(shù)字化方法

按照建築物功能、用途的重要程度來(lái)确定數(shù)字化順序。可(kě)将生(shēng)産、科研建築物檔案先數(shù)字化，其次是辦公建築物檔案，最後是生(shēng)活建築物檔案。

5）設備儀器(qì)檔案數(shù)字化方法

按設備的價值、用途等标準來(lái)确定數(shù)字化的順序。

6）會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化方法

會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較大(dà)，可(kě)按照形成時(shí)間(jiān)由近及遠進行(xíng)數(shù)字化，即将最近形成的檔案先數(shù)字化，年代久的後數(shù)字化。

7）職工檔案數(shù)字化方法

對于職工檔案的數(shù)字化，檔案部門(mén)應與人(rén)力資源管理(lǐ)部門(mén)充分協調确定後按照國家(jiā)組織、人(rén)事部門(mén)的有(yǒu)關規定開(kāi)展數(shù)字化。

9.3.7  檔案專題數(shù)據庫建設

應以需求為(wèi)導向，選擇利用率高(gāo)、內(nèi)容重要的檔案資源建設檔案專題數(shù)據庫。

9.3.8  電(diàn)子文件歸檔實施

在電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)現狀評估的基礎上(shàng)，制(zhì)定詳細的技(jì)術(shù)方案和(hé)電(diàn)子文件歸檔計(jì)劃，提出系統和(hé)設備改造方案，在系統和(hé)設備改造到位後有(yǒu)步驟地開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔工作(zuò)。

電(diàn)子文件歸檔有(yǒu)關工作(zuò)和(hé)要求參照《企業電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》和(hé)國家(jiā)有(yǒu)關規定的要求進行(xíng)。

正在實施或将要實施的信息系統應按照《企業電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》和(hé)國家(jiā)有(yǒu)關規定的要求做(zuò)好相關工作(zuò)，待投入運行(xíng)後根據該類電(diàn)子文件形成的數(shù)據特點開(kāi)展電(diàn)子文件歸檔。

對接收的電(diàn)子文件和(hé)電(diàn)子檔案要按照《企業電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)指南》有(yǒu)關要求和(hé)國家(jiā)有(yǒu)關規定進行(xíng)真實性、完整性、可(kě)靠性、可(kě)用性檢測，确保其長期可(kě)用。

9.4  項目驗收

完成數(shù)字檔案館（室）建設工作(zuò)的企業應形成數(shù)字檔案館（室）建設總結報告、試運行(xíng)報告、系統檢測報告和(hé)用戶報告等，組織內(nèi)、外部專家(jiā)根據設計(jì)方案、合同協議、任務書(shū)等進行(xíng)驗收，建設工作(zuò)達到《數(shù)字檔案館系統測試辦法》要求的，可(kě)向檔案行(xíng)政管理(lǐ)部門(mén)申請(qǐng)測評驗收。

9.5  項目運維

項目運維應參照《檔案信息系統運行(xíng)維護規範》（DA/T 56-2014）的要求開(kāi)展以下工作(zuò)：

1）結合企業實際建立數(shù)字檔案館（室）運維工作(zuò)的組織機構，明(míng)确其職責。

2）根據企業實際确定數(shù)字檔案館（室）運維對象和(hé)內(nèi)容，選擇适當的運維模式。電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統宜采用外包模式運維，并将運維費用納入采購費用。

3）根據運維制(zhì)度開(kāi)展數(shù)字檔案館（室）的基礎設施、電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統、數(shù)據等的運維工作(zuò)。