引言：檔案整理(lǐ)是指将處于零亂的和(hé)需要進一步條理(lǐ)化的檔案，進行(xíng)基本的分類、組合、排列、編号、編制(zhì)目錄、建立全宗等，組成有(yǒu)序體(tǐ)系的過程。檔案整理(lǐ)的基本要求：遵循文件材料的形成規律和(hé)特點，保持文件材料之間(jiān)的有(yǒu)機聯系；區(qū)分文件材料的價值，确定檔案的保管期限；便于保管和(hé)利用。
一、檔案整理(lǐ)的文件範圍是：凡是本機關工作(zuò)活動中形成的，具有(yǒu)查考保存價值的文件材料，包括收發文電(diàn)、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電(diàn)話(huà)記錄、圖表、簿冊、照片、錄音(yīn)、錄像、計(jì)算(suàn)機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理(lǐ)完畢後均須整理(lǐ)保存。
1、檔案整理(lǐ)的方法有(yǒu)兩種：一是以“案卷”為(wèi)單位整理(lǐ)。二是以“件”為(wèi)單位整理(lǐ)。以“案卷”為(wèi)單位整理(lǐ)就是立卷，即按照文件材料在形成和(hé)處理(lǐ)過程中的聯系将其組合為(wèi)案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體(tǐ)。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行(xíng)實體(tǐ)分類；組合即将經過分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即将經過組合以後的文件材料，進行(xíng)系統排列和(hé)編目。以“案卷”為(wèi)單位整理(lǐ)的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有(yǒu)軟卷皮和(hé)硬卷皮2種，硬卷皮型号有(yǒu)1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為(wèi)單位整理(lǐ)文書(shū)材料時(shí)應當符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以“件”為(wèi)單位整理(lǐ)就是按照文件材料形成和(hé)處理(lǐ)的基本單位進行(xíng)整理(lǐ)。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤錄音(yīn)帶或錄像帶、一本表冊或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為(wèi)一件。文書(shū)材料的正本與定稿作(zuò)為(wèi)一件，正文與文件處理(lǐ)單為(wèi)一件（處理(lǐ)單包括：收文處理(lǐ)單、拟辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為(wèi)一件，正文與附件作(zuò)為(wèi)一件，原件與複制(zhì)件為(wèi)一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為(wèi)一件，來(lái)文與複文及其他相關文件可(kě)為(wèi)一件。以“件”為(wèi)單位整理(lǐ)的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為(wèi)單位整理(lǐ)的檔案最後要裝入檔案盒內(nèi)。
2、全市副科級以上(shàng)各級黨的機關、行(xíng)政機關、社會(huì)團體(tǐ)和(hé)其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理(lǐ)，企事業單位有(yǒu)關黨群工作(zuò)、行(xíng)政管理(lǐ)、經營管理(lǐ)、生(shēng)産技(jì)術(shù)管理(lǐ)類歸檔文件材料按“件”整理(lǐ)，整理(lǐ)的依據是2006年12月國家(jiā)檔案局發布的8号令和(hé)《關于加強和(hé)改進新形勢下檔案工作(zuò)的實施意見》（永辦發［2014］34号）文件精神,促進檔案管理(lǐ)的規範化、标準化、科學化，提高(gāo)檔案管理(lǐ)水(shuǐ)平。
3、各單位專門(mén)業務檔案按照上(shàng)級業務主管部門(mén)或者市檔案局有(yǒu)關要求以“卷”為(wèi)單位整理(lǐ)。大(dà)部分單位短(duǎn)期保管的（現10年）文書(shū)檔案，鄉财政所、中心學校(xiào)等二級機構文書(shū)、業務檔案按“卷”整理(lǐ)。
4、聲像、電(diàn)子、實物檔案按“件”整理(lǐ)，電(diàn)子檔案整理(lǐ)要求按照國家(jiā)檔案局發布的《電(diàn)子公文歸檔管理(lǐ)暫行(xíng)辦法》以及《電(diàn)子文件歸檔與管理(lǐ)規範》（GB/T 18894-2002）執行(xíng)。照片檔案整理(lǐ)按國家(jiā)檔案局2002年發布的《照片檔案管理(lǐ)規範》（GB/T 11821-2002）執行(xíng)。
5、科技(jì)檔案按“卷”整理(lǐ)，整理(lǐ)要求按照國家(jiā)質量技(jì)術(shù)監督局頒布的《科學技(jì)術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執行(xíng)。其中科研檔案還(hái)可(kě)按國家(jiā)檔案局頒發的《科學技(jì)術(shù)研究課題檔案管理(lǐ)規範》DA／T2-92執行(xíng)。
6、基建工程檔案按照國家(jiā)檔案局、國家(jiā)計(jì)委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理(lǐ)暫行(xíng)規定》執行(xíng)。
7、會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理(lǐ)，整理(lǐ)的依據是财政部、國家(jiā)檔案局1998年發布的關于《會(huì)計(jì)檔案管理(lǐ)辦法》（财會(huì)字〔1998〕32号）。
按“件”整理(lǐ)的檔案整理(lǐ)步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編号、蓋歸檔章、編制(zhì)歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理(lǐ)說明(míng)、編制(zhì)歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理(lǐ)的文件整理(lǐ)步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁号、編制(zhì)卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明(míng)、編制(zhì)案卷目錄、編制(zhì)全引目錄、檔案排架。
二、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為(wèi)對象，依據其基本職能，結合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體(tǐ)形式，保持檔案之間(jiān)的有(yǒu)機聯系，實現檔案分類、整理(lǐ)、排列、保管、檢索、編目的标準化和(hé)規範化，便于檔案的科學管理(lǐ)與開(kāi)發利用。
三、檔案的分類和(hé)大(dà)類設置辦法
（一）大(dà)類的設置 原則上(shàng)每各單位設置八個(gè)大(dà)類，即文書(shū)檔案、業務檔案、科技(jì)檔案（含科研、基建、設備儀器(qì)等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電(diàn)子檔案、實物檔案、圖書(shū)資料。
（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法
1、文書(shū)檔案分類有(yǒu)4種方法
（1）保管期限---年度分類法，即先将歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理(lǐ)的檔案多(duō)數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作(zuò)，尤其對于小(xiǎo)單位，而對于大(dà)一些(xiē)的單位，雖說不用份問題，但(dàn)為(wèi)了查找方便，還(hái)是要遵照傳統立卷方法和(hé)歸檔無奈整理(lǐ)的原則，将本單位上(shàng)下級、同級及非隸屬單位有(yǒu)密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；将本單位各部門(mén)及與有(yǒu)關個(gè)人(rén)有(yǒu)聯系的組合在一起；将同一工作(zuò)、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上(shàng)有(yǒu)聯系的文件材料組合在一起；将同一時(shí)間(jiān)、同一地區(qū)、同一文種、同一載體(tǐ)、同一規格等形式上(shàng)有(yǒu)聯系的文件材料組合在一起；對于純上(shàng)級文件或下級文件，在實際操作(zuò)中，如果上(shàng)、下級文件不多(duō)，則和(hé)本級合并裝盒歸檔，如果上(shàng)級文件和(hé)下級文件較多(duō)，則将上(shàng)、下級文件與本級文件分開(kāi)，上(shàng)級排前，本級排中，下級排後。此種分類法盒号編制(zhì)方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)大(dà)流水(shuǐ)号，件号編制(zhì)方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)流水(shuǐ)号。這種分類法檔案盒背脊
排列如圖：
（2）保管期限---年度---問題分類法，即先将應歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法适合以“卷”整理(lǐ)的檔案和(hé)部分以“件”整理(lǐ)檔案數(shù)量特别多(duō)的單位，以及上(shàng)級業務主管部門(mén)有(yǒu)文件這樣規定的單位（如縣農業發展銀行(xíng)）。以“卷”為(wèi)整理(lǐ)單位的，在按問題整理(lǐ)檔案前，先要按級别分類，上(shàng)級、本級、下級文件不得(de)出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為(wèi)整理(lǐ)單位的，上(shàng)、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒号編制(zhì)方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)大(dà)流水(shuǐ)号，件号編制(zhì)方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)流水(shuǐ)号。
（3）問題---年度----保管期限分類法，即先将歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法隻适合于按十大(dà)類分類的企業單位（如自來(lái)水(shuǐ)公司），此種分類法盒号編制(zhì)方法是同一問題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)大(dà)流水(shuǐ)号，件号編制(zhì)方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)流水(shuǐ)号。
（4）年度---保管期限分類法。即先将歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣隻有(yǒu)中國銀行(xíng)、工商銀行(xíng)2個(gè)企業采用，他們是按照上(shàng)級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒号編制(zhì)方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)流水(shuǐ)号，件号編制(zhì)方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制(zhì)一個(gè)流水(shuǐ)号。 2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技(jì)檔案采用種類--保管期限—年度分類法。
4、會(huì)計(jì)類檔案分類有(yǒu)2種方法
（1）采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間(jiān)排列，曆年各編一個(gè)案卷流水(shuǐ)号。這種方法适合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少(shǎo)的單位。
（2）年度---類别---保管期限的分類方法，首先應分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為(wèi)幾類（先報表、帳薄再憑證），然後在各類內(nèi)按保管期限的長短(duǎn)順序排列，一年編一個(gè)案卷流水(shuǐ)号。這種方法适合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特别多(duō)的單位。
5、聲像檔案一般采用載體(tǐ)形式--年度--保管期限分類法，按載體(tǐ)形式設置三級類目時(shí)，音(yīn)像類可(kě)分為(wèi)照片、錄音(yīn)帶、錄像帶；
6、電(diàn)子檔案按照載體(tǐ)形式--年度--保管期限分類法。電(diàn)子類可(kě)分為(wèi)磁帶、光盤；
7、實物檔案一般采用載體(tǐ)形式--年度分類法-，實物類可(kě)分為(wèi)榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可(kě)以分為(wèi)可(kě)折疊類和(hé)不可(kě)折疊類等。
8、圖書(shū)資料按照類别---年度分類法。圖書(shū)資料類别一般分為(wèi)政治、法規、業務、其他。
四、檔号（全宗号、目錄号、案卷号（件号）、頁号）的編制(zhì)
（一）全宗号的編制(zhì) 全宗号填寫檔案館給立檔單位編制(zhì)的代号，如永州一中，檔案館确定其全宗号為(wèi)“142”， 标識為(wèi)“0142”。未确定全宗号的在檔案未進館之前該号可(kě)暫不填寫。企業可(kě)填寫表達單位的漢語拼音(yīn)代字.
（二）目錄号編制(zhì)。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編号，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現重複的案卷目錄号，企業或參照《工業企業檔案分類試行(xíng)規則》編制(zhì)分類方案的單位，可(kě)填寫類别特征代碼 。案卷目錄号應根據全宗內(nèi)檔案整理(lǐ)狀況設置。可(kě)按不同時(shí)間(jiān)，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體(tǐ)形态設置案卷目錄号。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為(wèi)宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄号；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄号。在一個(gè)全宗內(nèi)不應有(yǒu)重複的案卷目錄号。目錄号是由漢語拼音(yīn)字母和(hé)阿拉伯數(shù)字組成的檔案類别代碼标識。不同級位的類别之間(jiān)可(kě)用間(jiān)隔符“●”分開(kāi)。不産生(shēng)誤解時(shí)，省略間(jiān)隔符。
1、一級類目的目錄号采用其類目中有(yǒu)代表性的一到二個(gè)漢字的大(dà)寫漢語拼音(yīn)字母編寫。即W代表文書(shū)檔案；Y代表業務檔案（如果一個(gè)單位的業務檔案門(mén)類很(hěn)多(duō)，可(kě)以分别用Y1、Y2、Y3等标識）；J代表科技(jì)檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音(yīn)像檔案；D代表電(diàn)子檔案；SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“長期（或30年）”、“短(duǎn)期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。
3、目錄号編制(zhì)示例
業務檔案 目錄号 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短(duǎn)期（或10年）類的業務檔案。
（三）案卷（件）号、頁号
1、案卷号是目錄內(nèi)案卷的順序編号，案卷号用三位阿拉伯數(shù)字标識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水(shuǐ)編号，不應有(yǒu)空(kōng)号，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體(tǐ)系的最低(dī)一級類目）內(nèi)也不允許出現重複的案卷号，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷隻應編一個(gè)流水(shuǐ)順序号。如一個(gè)目錄出現兩個(gè)以上(shàng)（含兩個(gè)）案卷流水(shuǐ)順序号時(shí)應重新編案卷号或分設案卷目錄。以“卷”整理(lǐ)的文書(shū)檔案、業務、科技(jì)檔案分别在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷号，再以案卷為(wèi)單元依次編寫件号（填寫在順序号欄）和(hé)頁号。會(huì)計(jì)檔案中的财務報表，賬本，憑證、其他按“大(dà)流水(shuǐ)”形式編寫案卷号，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁号。
2、件号即歸檔文件的排列順序号，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和(hé)固定歸檔文件的排列先後順序的重要标識。分為(wèi)“室編件号、館編件号”。室編件号是歸檔文件在分類方案的最低(dī)一級類目內(nèi)從“1”開(kāi)始編寫的順序号，每一件內(nèi)編寫頁号。館編件号是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理(lǐ)、排列後編制(zhì)的順序号。音(yīn)像、電(diàn)子、實物檔案按類從“1”開(kāi)始編寫件号。
3、頁号是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編号。頁号用阿拉伯數(shù)字标識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水(shuǐ)編号，不應有(yǒu)空(kōng)号。
五、檔案整理(lǐ)的質量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為(wèi)主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間(jiān)的聯系緊密，分級适當，問題單一，類型鮮明(míng)，年度不混，保管期限準确。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個(gè)問題的構件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水(shuǐ)或藍(lán)黑(hēi)墨水(shuǐ)；收集工作(zuò)應立足本單位,注意業務部門(mén)形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大(dà)活動事件材料的收集；文電(diàn)合一；底稿随印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算(suàn)機上(shàng)起草的打印件，則一般隻要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上(shàng)除了領導簽發外還(hái)需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算(suàn)機打印的底稿上(shàng)有(yǒu)領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有(yǒu)重要領導批示的辦文單應随正文一起收集歸檔；附件随正件收集歸檔；關于同一問題的請(qǐng)示和(hé)批複應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內(nèi)檔案整理(lǐ)采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明(míng)确，并列的類别之間(jiān)界限分明(míng)，不互相交叉或重合。
3、保持文件內(nèi)在聯系。
A．時(shí)間(jiān)聯系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得(de)混淆，一份文件有(yǒu)多(duō)個(gè)時(shí)間(jiān)特征的．分年度時(shí)．以文件簽發日期（成文日期）為(wèi)準，據以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規劃、總結、預決算(suàn)、統計(jì)報表以及法規性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電(diàn)報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些(xiē)特殊情況，按以下原則處理(lǐ)：（1）跨年度的請(qǐng)示與批複、來(lái)文與複文，放在複文年度；沒有(yǒu)複文的，放在請(qǐng)示年度；多(duō)份文件（如組織關系、工資關系、行(xíng)政介紹信等）作(zuò)為(wèi)一件的，可(kě)标起止時(shí)間(jiān)；跨年度的規劃、計(jì)劃、預算(suàn)，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結、報告、決算(suàn)，放在文件內(nèi)容針對的最後一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門(mén)年度（如教學年度）形成的文件，放在專門(mén)年度組卷。（3）沒有(yǒu)标明(míng)落款日期的文件材料．應通(tōng)過對照等手段考證文件的準确日期或推斷近似日期，據以按年度合理(lǐ)歸類。（4）臨時(shí)性機構，存在時(shí)間(jiān)不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少(shǎo)．形成的文件可(kě)以不分年度．放在工作(zuò)結束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多(duō)亦可(kě)分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。
B．來(lái)源聯系。要求區(qū)分級别，将上(shàng)級機關、下屬機關、平級機關和(hé)本單位的文件分别組卷。對有(yǒu)密切聯系的上(shàng)、下級文件，如本單位的請(qǐng)示與上(shàng)級機關的批複，下屬機關的請(qǐng)示與本單位的批複，應與本單位的文件放在一起組卷。
C．內(nèi)容聯系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和(hé)內(nèi)容相近的文件之間(jiān)的聯系。黨政工團和(hé)業務管理(lǐ)活動中形成的各種管理(lǐ)性、業務性、規範性文件和(hé)調研材料等，一般按問題進行(xíng)組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批複、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電(diàn)應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少(shǎo)時(shí)，可(kě)将內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體(tǐ)的文件材料，如錄音(yīn)帶、錄像帶、照片、影(yǐng)片、電(diàn)腦(nǎo)軟盤等與內(nèi)容相關的文書(shū)檔案統一整理(lǐ)編目，分别存放，并在目錄中加注說明(míng)。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有(yǒu)規律地進行(xíng)，并保持連續性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時(shí)的需要随便更改，以免給将來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。
4、正确劃分保管期限。根據國家(jiā)有(yǒu)關規定和(hé)立檔單位制(zhì)定的檔案保管期限表，将文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。
A、文書(shū)檔案根據國家(jiā)檔案局2006年8号令《機關文件材料歸檔範圍和(hé)文書(shū)檔案保管期限表》的規定和(hé)立檔單位制(zhì)定的檔案保管期限表，将文書(shū)材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開(kāi) 。
（1）永久保存的文件有(yǒu)以下八個(gè)重要方面：一是本機關制(zhì)定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上(shàng)理(lǐ)解，可(kě)以細化為(wèi)法律、法規、條例和(hé)政策性文件材料。二是本機關召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大(dà)活動等形成的主要文件材料。本機關召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級黨代會(huì)、人(rén)代、政協會(huì)、經濟工作(zuò)會(huì)、紀檢會(huì)及本機關召開(kāi)的年度工作(zuò)會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行(xíng)政辦公會(huì)、重要的專題工作(zuò)研討(tǎo)會(huì)的文件材料。 要因機關性質來(lái)比較，對本機關隻要具有(yǒu)重要影(yǐng)響力的活動都算(suàn)。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人(rén)事任免、評先、組織簡則、人(rén)員定編、印信啓用和(hé)作(zuò)廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上(shàng)工作(zuò)計(jì)劃、總結、規範性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大(dà)事記、組織沿革、綜合性統計(jì)報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請(qǐng)示與上(shàng)級機關的批複、批示、報告、總結、結合性統計(jì)報表等。五是本機關機構演變、人(rén)事任免等文件材料。六是本機關房(fáng)屋買賣土地征用，重要合同協議、資産登記等憑證性文件材料。七是上(shàng)級機關制(zhì)發的屬于本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務标準、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機關的複函、批複等文件材料。把握機關文件材料重要性和(hé)一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大(dà)小(xiǎo)、歸檔層次、影(yǐng)響力、産生(shēng)的文件材料是否具備政策性等諸多(duō)因素來(lái)考慮。
（2）定期保管的文書(shū)檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門(mén)在履行(xíng)職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有(yǒu)關事務管理(lǐ)、制(zhì)度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人(rén)事管理(lǐ)工作(zuò)形成的一般性文件；包括工作(zuò)計(jì)劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請(qǐng)示與上(shàng)級的批複、批示。一項系統工程，是分階段進行(xíng)的，那(nà)麽在各階段形成的文件材料，隻能當成一般性的業務。至于一般性的工作(zuò)報告、總結、統計(jì)表，是指機關各部門(mén)自己形成的，僅反映一個(gè)部門(mén)或一個(gè)方面職能活動的文件材料。六是上(shàng)級機關制(zhì)發的關于本機關主管業務，但(dàn)要貫徹執行(xíng)的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大(dà)多(duō)數(shù)機關都有(yǒu)，雖是普發性的，但(dàn)不是事物性的，而是需要貫徹執行(xíng)的。七是上(shàng)級機關和(hé)同級機關制(zhì)發的非本機關主管業務但(dàn)需貫徹執行(xíng)的文件材料。在這一條中提到上(shàng)級或同級，不一定是本機關的主管業務，但(dàn)又需參照執行(xíng)，比如财政、人(rén)事、勞動等部門(mén)制(zhì)發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計(jì)生(shēng)等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機關的複函、批複等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上(shàng)計(jì)劃(含長遠規劃)、總結、統計(jì)、重要專題報告等文件材料。以上(shàng)定期保存的9條中有(yǒu)7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規性、技(jì)術(shù)性等方面的問題。
（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行(xíng)分類時(shí)要注意以下幾點:一是原則上(shàng)不要将多(duō)個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作(zuò)會(huì)議材料，除了先進事迹是30年，其餘都是永久，那(nà)麽我們可(kě)以把這個(gè)先進事迹也做(zuò)永久。我縣統一規定重大(dà)活動、主要工作(zuò)職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為(wèi)永久。三是上(shàng)級業務主管部門(mén)文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可(kě)定為(wèi)30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加挂縣機構牌子,期限提高(gāo).五是本級簡報30年
B、會(huì)計(jì)檔案。
（1）會(huì)計(jì)憑證：保管10年。
（2）會(huì)計(jì)帳薄：現金日記帳、銀行(xíng)日記帳保管30年，總帳、明(míng)細帳保管30年,固定資産卡片在固定資産報廢清理(lǐ)後保管10年。
（3）會(huì)計(jì)報表：決算(suàn)報表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報表保管30年。
（4）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊保管30年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊為(wèi)永久，銀行(xíng)餘額調節表、銀行(xíng)對帳單保管10年。
C、科技(jì)檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。
E、音(yīn)像、電(diàn)子、實物檔案：永久。
F、業務檔案保管期限按上(shàng)級業務主管部門(mén)要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值确定。
（二）外形要求
1、裝具要求。
(1)采用由縣檔案局統一監制(zhì)的規範化的檔案卷皮夾、文書(shū)檔案盒、科技(jì)檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技(jì)檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2) 購置合适的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電(diàn)鑽、裝卷時(shí)用于固定檔案不動的夾子（4個(gè)以上(shàng))，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水(shuǐ)。
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書(shū)寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上(shàng)黑(hēi)色墨水(shuǐ)）按規定逐項填寫清楚，字迹工整、清晰，也可(kě)以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為(wèi)了固定"件",使其便于保管和(hé)利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字迹模糊或易褪變的文件應予複制(zhì)或進行(xíng)字迹加固處理(lǐ)。文件的修整,複制(zhì)要在保持原貌的前提下進行(xíng)。須去掉卷內(nèi)文件上(shàng)的訂書(shū)針、曲别針、大(dà)頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書(shū)籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會(huì)損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大(dà)于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少(shǎo)折疊層粼、折痕處應盡量位于字迹之外。對于小(xiǎo)于A4紙型規格的介紹信等文字材料，應将它們粘貼在A4紙上(shàng)。空(kōng)白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應将“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上(shàng)角裝訂的，應将左、上(shàng)側對齊；采用左側裝訂的，應将左、下側對齊。永久保管的卷內(nèi)文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多(duō)，可(kě)以裝在文件左側的正中間(jiān)，如果文件很(hěn)薄，可(kě)以裝在左上(shàng)角，也可(kě)采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側為(wèi)裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可(kě)用膠水(shuǐ)粘貼左上(shàng)角。10年期限的文件，可(kě)不拆釘，保持原貌。裝訂時(shí)文件正本與定稿為(wèi)一件(正本在前,定稿在後)；正文與補充說明(míng)正文的文字、圖表、數(shù)據等附件為(wèi)一件(正文在前,附件在後)；原件與複制(zhì)件或手抄件為(wèi)一件(原件在前,複制(zhì)件在後)；附件頁數(shù)多(duō)，也可(kě)各為(wèi)一件；具有(yǒu)保存價值的文件處理(lǐ)單（指有(yǒu)領導簽具意見）應與正文作(zuò)為(wèi)一件，文件處理(lǐ)單在前，文件在後；轉發文與被轉發文為(wèi)一件(轉發文在前，被轉發文在後)；外單位的來(lái)文與本單位的複文為(wèi)一件(複文在前,來(lái)文在後)；本單位向同級或上(shàng)級機關的去文與這些(xiē)機關的複文可(kě)以各為(wèi)一件,但(dàn)須排列在一起；會(huì)議文件每份文件為(wèi)一件,會(huì)議記錄原則上(shàng)一次會(huì)議記錄為(wèi)一件,但(dàn)裝訂時(shí)可(kě)以以原來(lái)的的本為(wèi)單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作(zuò)為(wèi)一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門(mén)或時(shí)間(jiān)等)組合，可(kě)裝訂在一起作(zuò)為(wèi)一件，如先進審批表、工資審批表、統計(jì)年報等；介紹信一般一份為(wèi)一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多(duō)時(shí)，也可(kě)結合其它特征劃分成若幹件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應将“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大(dà)的（如學籍檔案）應将右、下側對齊；文件紙張相差太大(dà)的為(wèi)了保證檔案裝訂後不掉頁，可(kě)隻對齊左側、下側。采用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。
（3）不宜裝訂的曆史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。
（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低(dī)一級類目內(nèi)．根據一定的方法确定文件先後次序，并使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級别、事由，結合時(shí)間(jiān)、重要程度等排列。事由是指一件具體(tǐ)的事，一個(gè)具體(tǐ)問題，或一段較緊密的工作(zuò)過程等等。如申請(qǐng)一項撥款、召開(kāi)一次會(huì)議。會(huì)議文件、統計(jì)報表、刊物等成套性文件可(kě)集中排列，會(huì)議記錄排最前。上(shàng)級來(lái)文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之後，再排下級。上(shàng)級文件按同一文号集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行(xíng)政事務、其他（或黨群、行(xíng)政、業務、其他）的事由順序排列 。
1.同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可(kě)按文件作(zuò)者、形成時(shí)間(jiān)的先後順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可(kě)按上(shàng)級、本級、同級、下級排列。不同級别內(nèi)再按時(shí)間(jiān)的先後順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結、彙報等順序.
2、不同事由的歸檔文件排列． （1） 按不同事由形成時(shí)間(jiān)的先後順序排列。這種方法隻需将不同事由的文件，按其形成時(shí)間(jiān)或辦結時(shí)間(jiān)的先後順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行(xíng)“随辦随歸”的機關。如一個(gè)作(zuò)者，幾個(gè)問題的文件，就先按問題後按時(shí)間(jiān)排列。 （2）按事由的重要程度排列。即将主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作(zuò)形成的文件排在後面，或将綜合性工作(zuò)排在前面，具體(tǐ)業務工作(zuò)排在後面。如縣檔案局永久文件先排會(huì)議記錄、工作(zuò)計(jì)劃、總結、全縣檔案工作(zuò)會(huì)議材料、綜合性年報，再排政工方面的人(rén)員任命、增加工資、職工退休、幹部、黨員花(huā)名冊、年報等，然後是業務方面的民生(shēng)檔案工作(zuò)意見等。 （3）按事由具有(yǒu)的共同屬性分别集中排列 a 、一個(gè)事由，幾個(gè)作(zuò)者，可(kě)先按作(zuò)者，再按時(shí)間(jiān)排列。例如人(rén)事工作(zuò)文件，可(kě)先将機構設置、人(rén)員編制(zhì)、幹部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分别集中到一起。 b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可(kě)先按地區(qū)，再按時(shí)間(jiān)排列。如基層上(shàng)報的工作(zuò)總結、統計(jì)、年報、花(huā)名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批複）----報告---調查旁證----個(gè)人(rén)交代材料等順序排列。 （4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作(zuò)者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可(kě)層層細分，分級排列。可(kě)按“作(zuò)者----問題---名稱----時(shí)間(jiān)” 交叉組配排列。
3、 密不可(kě)分的文件應依序排列，正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；批複在前，請(qǐng)示在後；轉發件在前，被轉發件在後；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在後
4、對具有(yǒu)保存價值，但(dàn)因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可(kě)采用将其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最後，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和(hé)備考表中加以說明(míng)。在實際工作(zuò)中應盡量避免。
（四）編頁号與蓋歸檔章 卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢後，要在文書(shū)材料中有(yǒu)字迹和(hé)圖表的頁面，一頁編一個(gè)号，即頁号。頁号的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上(shàng)角、背面左上(shàng)角編寫頁号；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁号，我縣規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁号。整卷裝訂的案卷，如果文書(shū)材料與卷盒或者卷皮沒有(yǒu)裝訂在一起，應在卷內(nèi)文件目錄右上(shàng)角的小(xiǎo)方框內(nèi)填寫全宗号、目錄号、案卷号。單份裝訂的文件，有(yǒu)文件閱辦單的，編頁号從閱辦單開(kāi)始。 蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑(hēi)色印泥，蓋在歸檔文件首頁上(shàng)端居中偏右的的空(kōng)白處，再逐件編寫歸檔章有(yǒu)關項目。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有(yǒu)文件處理(lǐ)單(或辦文單)，歸檔章可(kě)加蓋在文件處理(lǐ)單(或辦文單)上(shàng)。
歸檔章設置全宗号、年度、保管期限、件号、頁數(shù)、盒号等必備項。
1、 全宗号：是同級檔案館給立檔單位編制(zhì)的代号。由縣檔案館統一确定，未确定全宗号的在檔案未進館之前該号可(kě)暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗号。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數(shù)字标注公元紀年。如“2007“
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限标注。直接标明(míng)“永久”，“30年（2008年以前為(wèi)長期）”，“10年（2008年以前為(wèi)短(duǎn)期）”。
4、件号：件号為(wèi)文件的排列順序号。件号又分為(wèi)室編件号和(hé)館編件号兩種。 室編件号是歸檔文件在分類方案的最低(dī)一級類目的排列順序号。歸檔文件依排列順序從"1"開(kāi)始逐件編号，永久,30年,10年分别編順序号。 館編件号的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。。
5、盒号：檔案盒的排列順序号。
6、頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。
7、機構（問題）：是指作(zuò)為(wèi)分類方案類目的機構（問題）名稱或規範化的簡稱。
（五）卷內(nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制(zhì)歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應做(zuò)到準确,全面,詳細,深入,以适應檔案管理(lǐ)現代化及計(jì)算(suàn)機檢索的需要。目錄項目包括件号或順序号、責任者、文号、題名、日期、頁數(shù)或頁号、備注七項。用紙幅面尺寸采用國際标準A4型 （長297mm寬220mm），我縣統一印制(zhì)成紅色。各單位應在縣檔案局統一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時(shí)．應使用耐久的書(shū)寫材料進行(xíng)填寫，且字迹必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算(suàn)機打印目錄，目錄要求一式五份。一份随同檔案裝入檔案盒，另四份應根據分類方案作(zuò)目錄彙編裝訂成冊，以便查找和(hé)向檔案館移交之用。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下： 卷內(nèi)文件目錄和(hé)歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內(nèi)文件目錄和(hé)歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)别：
一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序号，卷內(nèi)文書(shū)材料依其排列先後填寫序号， 按照文件的合理(lǐ)排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個(gè)順序号。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書(shū)材料的件号應與順序号一緻。順序号應用阿拉伯數(shù)字從”1”起依次标注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件号，填寫室編件号。原則上(shàng)一份文件編一個(gè)件号，登錄時(shí)占據一個(gè)欄目。批複與請(qǐng)示、複函與發函、正件與附件、批轉或轉發和(hé)被批轉或被轉發件，應看作(zuò)是一份文件的兩個(gè)部分，隻編一個(gè)件号；但(dàn)請(qǐng)示、來(lái)函、附件、被批轉（轉發）文件的标題可(kě)以另外占行(xíng)書(shū)寫。同一份文件的不同稿本，隻編一個(gè)件号；重要文件的定稿、草稿與曆次修稿稿隻編一個(gè)件号，但(dàn)可(kě)以分别占一行(xíng)登錄。件号的編寫應在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開(kāi)始逐件流水(shuǐ)編制(zhì)，同一年度內(nèi)盒與盒之間(jiān)的文件件号必須相連。
二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁号，填寫卷內(nèi)每份文書(shū)材料的起始頁号，卷內(nèi)最後一份文書(shū)材料應填寫起止頁号，止号要與文件最後頁的頁碼相符。每卷檔案都從“1”開(kāi)始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)，填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統計(jì)和(hé)核對。雙面有(yǒu)字的記2面，空(kōng)白頁不計(jì)數(shù)；來(lái)往文書(shū)、正本與定稿作(zuò)為(wèi)一件時(shí)，應将構成該件的各文件頁數(shù)相加作(zuò)為(wèi)該件的頁數(shù)。為(wèi)便于管理(lǐ)，永久、30年保存的檔案，我縣統一要求每件都編頁号，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開(kāi)始編寫。 不管是頁數(shù)還(hái)是頁号，頁碼的編寫都是雙面有(yǒu)字的記2面，空(kōng)白頁不計(jì)數(shù)。以案卷為(wèi)單位整理(lǐ)的頁碼編在正面的右上(shàng)角，背面的左上(shàng)角，以件為(wèi)單位整理(lǐ)的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經編有(yǒu)頁碼的可(kě)不并再編，有(yǒu)底稿的文件頁碼接着正稿後面的頁碼數(shù)字編寫。
(2)責任者：是指制(zhì)發文件的組織或個(gè)人(rén)，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可(kě)寫通(tōng)用的簡稱，如“邵東縣教育局”，不能使用“本局”等含義不明(míng)，難于判斷的簡稱。聯合發文填主辦者和(hé)“我”（我指立檔單位名稱）。如有(yǒu)多(duō)個(gè)責任者，可(kě)寫前三個(gè)，後加“等”字。對于領導人(rén)講話(huà)或以領導人(rén)名義發布的文件，責任者可(kě)填寫領導人(rén)姓名，但(dàn)必須用“（ ）”标出領導職務；未署責任者的文件，編目時(shí)應考證清楚一并填寫。另外注意，文件制(zhì)發者是原作(zuò)者，而不是編印者或翻印者。花(huā)名冊、介紹信、介紹信、報道(dào)證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根的責任者一律為(wèi)文件中印章所指的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為(wèi)準，
(3)文号：填寫文件制(zhì)發機關的發文字号。 文号一般由機關代字、年度、順序号三部分組成，填寫文号要照實抄錄，不能随意删減、省略、落字。如有(yǒu)明(míng)顯錯字，注意改正。可(kě)用三排編寫， 文号中的年度要用[ ]括起，如“市檔發[2008]10号”。 少(shǎo)數(shù)文号中出現無字号、無年度而隻有(yǒu)數(shù)字号的情況，注意有(yǒu)則有(yǒu)，無則無。文号欄內(nèi)不得(de)填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件标題，填寫目錄中的題名應将責任者、問題、文種三個(gè)部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能随意删減、省略，要做(zuò)到一字不落。明(míng)顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和(hé)“ ”的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為(wèi)準，做(zuò)到一字不落。填寫題名須注意：
a應按文件上(shàng)的标題填寫，不得(de)随意更正，但(dàn)責任者欄填了作(zuò)者，則可(kě)在題名中省略作(zuò)者，如《市委辦 市政府辦關于加強民生(shēng)檔案工作(zuò)的意見》，責任者欄已經寫了“市委辦 市政府辦”，那(nà)麽題名欄隻需寫“關于加強民生(shēng)檔案工作(zuò)的意見”；若正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，則可(kě)省副題名；并列題名在需要時(shí)與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應抄錄．外加“【 】”，以防漏檢。會(huì)議文件中的領導人(rén)講話(huà)材料，正、副标題最好錄齊。
b文件沒有(yǒu)題名或題名含義不清．不能全面揭示文件內(nèi)容時(shí)，應根據文件內(nèi)容重新拟寫或補充題名，并在新拟或補充題名之外加“[ ]”号，以區(qū)别于文件原有(yǒu)标題，方便檢索。例如文件标題是“通(tōng)知”、 委托書(shū)”、“支持信”、“承諾書(shū)”、“确認函”、“抵押書(shū)”、“公證書(shū)”、“協議書(shū)”、“申請(qǐng)書(shū)”、“便函”子樣的，必須根據文件內(nèi)容拟寫一條簡捷的題名，并加[ ]；批轉性通(tōng)知隻引用發文字号的，也應根據文件內(nèi)容重新拟寫标題；隻寫了“工作(zuò)動态”、“情況反映”、“簡報”、“會(huì)議紀要”、等字樣的，必須補錄齊全文件上(shàng)的實際題名。
c永久保存的會(huì)議記錄必須拟出每次會(huì)議的內(nèi)容，期次、時(shí)間(jiān)，一次會(huì)議做(zuò)為(wèi)一件，但(dàn)可(kě)以按原狀以本為(wèi)裝訂單位。會(huì)議題名外加“[ ]”；
d針對性文件題名，如任免、調配、獎懲、出訪、優秀人(rén)員批件等人(rén)事方面的文件材料，涉及本單位人(rén)員，其人(rén)員名稱照實抄錄，針對本機關的人(rén)名附在題名後，并加“（ ）”，上(shàng)級研究本單位有(yǒu)關工作(zuò)的會(huì)議紀要等，必須在原題名後用“（）”标出研究內(nèi)容等;
e批複與請(qǐng)示、複函與發函、正件與附件、批轉或轉發和(hé)被批轉或被轉發件，本是一份文件的兩個(gè)部分，雖然隻編一個(gè)件号；但(dàn)請(qǐng)示、來(lái)函、附件、被批轉（轉發）文件的标題可(kě)以作(zuò)為(wèi)副标題另外占行(xíng)書(shū)寫。重要文件的定稿、草稿 與曆次修改稿隻編一個(gè)件号，但(dàn)其題名可(kě)以分别占一行(xíng)登錄；
f 相同的文件标題，如工作(zuò)計(jì)劃、總結和(hé)報表不能打省略号 ；
G幹部調動介紹信、黨團組織關系存根、報道(dào)證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根等一本為(wèi)一件的，必須寫出每個(gè)人(rén)員的姓名，一行(xíng)可(kě)多(duō)寫幾個(gè)名字。一般被批準單位這方面材料少(shǎo)可(kě)以一人(rén)為(wèi)一件。較多(duō)則6人(rén)為(wèi)一件，題目必須在幹部調動介紹信後面用“（）”标出6個(gè)人(rén)的姓名。
(5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時(shí)的日期。 具體(tǐ)填寫日期項應用8位阿拉伯數(shù)字寫明(míng)年度、月、日。用2行(xíng)排列 如2008 0802。 對沒有(yǒu)落款日期的文件材料，應根據文件內(nèi)容加以考證并填寫。實在不清楚月日的用4個(gè)0代替。 如20080000。
(6)備注：用于填寫歸檔文件需要補充和(hé)說明(míng)的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。其中 文件中的漏頁、跳(tiào)頁和(hé)作(zuò)廢頁次，需在備注中注明(míng)； 有(yǒu)重複的文件需在備注中說明(míng)； 傳真件需在備注中注明(míng)； 文件有(yǒu)破損，影(yǐng)響了文件內(nèi)容的需在備注中注明(míng)； 文件秘級應在備注中注明(míng)；隻有(yǒu)請(qǐng)示沒有(yǒu)批複的，注明(míng)缺批複；隻有(yǒu)複印件缺原件的，注明(míng)缺原件。需要說明(míng)的內(nèi)容較多(duō)，在備注欄加注“*”，具體(tǐ)內(nèi)容填在盒內(nèi)備考表中。會(huì)議記錄裏每次會(huì)議的起頁号填寫在備注欄中，方便查閱。
（六）歸檔文件裝盒要求。歸檔文件應嚴格按照件号的先後順序裝入檔案盒。裝盒時(shí)．應按照分類方法，将不同類别的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體(tǐ)要求是：不同形成年度的歸檔文件一般不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上(shàng)不應放入同一檔案盒；分機構（問題〕的情況下．不同機構（問題）的歸檔文件原則上(shàng)不能放入同一檔案盒。裝盒時(shí)應視(shì)文件的厚度，選擇适宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空(kōng)。檔案盒的厚度有(yǒu)2cm、3cm、4cm三種。檔案盒是歸檔文件的裝具。檔案盒可(kě)豎式擺放，也可(kě)橫式擺放。
（七）檔案盒書(shū)寫要求。 1、封面應使用全稱或規範化簡稱标明(míng)全宗名稱（即立檔單位名稱），如“市教育局”。 為(wèi)了美觀标準，我市今年統一刻章蓋印，不再用毛筆書(shū)寫。 2、檔案盒盒脊應根據不同的擺放方式，在盒脊或底邊準确填寫各檢索項。項目有(yǒu):全宗号、年度、保管期限、機構（問題）、起止件号、盒号。前三項的填寫照歸檔章，刻章蓋印。問題欄可(kě)以用鉛筆标明(míng)該盒檔案事由，如“上(shàng)級黨群、行(xíng)政管理(lǐ)”，方便檢索。起止件号欄填寫盒內(nèi)排列最前和(hé)排列最後的歸檔文件的件号，其間(jiān)用“/”号連接；館編件号待檔案移交進館時(shí)再行(xíng)編制(zhì)；盒号是指檔案盒的排列順序号，盒号一般按照檔案盒上(shàng)架排列後的順序流水(shuǐ)号編制(zhì)。《規則》要求在檔案移交進館時(shí)按進館要求編制(zhì)。為(wèi)方便檔案室管理(lǐ)，我市規定檔案室統一用鉛筆編制(zhì)填寫盒号。
（八）檔案卷皮書(shū)寫要求。文書(shū)檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 長×寬 ) 1、封面項目有(yǒu)：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限。 （1）立檔單位名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通(tōng)用簡稱。如“中國共産黨中央委員會(huì)”簡稱為(wèi)“中共中央”；“中華人(rén)民共和(hé)國外交部”簡稱為(wèi)“外交部”；“湖(hú)南省人(rén)民政府人(rén)事局”“簡稱為(wèi)“湖(hú)南省人(rén)事局”。不得(de)簡稱為(wèi)“本部”、“本委”、“本省人(rén)事局”。 為(wèi)了美觀标準，我縣今年統一刻章蓋印，不再用毛筆書(shū)寫。 （2）類目名稱填寫大(dà)類名稱，類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應按統一的方案分類，并應保持分類體(tǐ)系的穩定性。如法規檔案、學籍檔案、教學檔案，這項也可(kě)不填； （3）案卷名稱即案卷标題，拟寫案卷标題要求文字簡練通(tōng)順、标點正确，标題字數(shù)一般不超過50 字為(wèi)宜。标題結構一般由主要發文機關、內(nèi)容、文種三部分構成，要求高(gāo)度概括卷內(nèi)文件材料，如“縣教育局下發的關于黨群，行(xíng)政管理(lǐ)方面的決定、意見、通(tōng)知”； （4）文件起止日期即卷內(nèi)文件材料的起止日期； （5）頁數(shù)填寫該卷檔案的總頁數(shù)； （6）保管期限填該卷檔案保存的期限。 （7）封面的右上(shàng)角有(yǒu)一個(gè)框，其項目有(yǒu)全宗号、目錄号、案卷号三項。具體(tǐ)填寫見前面檔号編制(zhì)。 2、檔案卷皮背脊項目有(yǒu)：全宗号、目錄号、案卷号、案卷标題、年度、保管期限。
目錄号照目錄号編制(zhì)要求填寫，如會(huì)計(jì)憑證檔案填寫“K3”；案卷号是根據案卷的排列順序，對不同保管期限的案卷分别編案卷号。同一保管期限內(nèi)沒有(yǒu)超過1000卷的若幹年連續編大(dà)流水(shuǐ)順序号。案卷标題按照案卷封面上(shàng)的案卷名稱填寫，字數(shù)多(duō)可(kě)縮寫，如“市教育教育局關于黨群、行(xíng)政管理(lǐ)文件”。
（九）填寫卷末或盒底備考表。每卷卷尾或盒底應放置備考表，備考表項目包括：盒（卷）內(nèi)文件情況說明(míng)、整理(lǐ)人(rén)、檢查人(rén)和(hé)日期， 說明(míng)卷（盒）內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，填寫立卷人(rén)、檢查人(rén)和(hé)時(shí)間(jiān)，以示負責。去年開(kāi)始市檔案局已将備考表印制(zhì)在文書(shū)檔案盒底 。 1、 盒（卷）內(nèi)文件情況說明(míng)要求填寫盒（卷）內(nèi)歸檔文件需要說明(míng)的情況，包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字迹模糊、缺損）等；整理(lǐ)工作(zuò)完畢後，歸檔文件的修改、補充移出、銷毀等情況。 2 、整理(lǐ)人(rén)：填寫負責整理(lǐ)該盒歸檔文件的人(rén)員姓名，以明(míng)确責任； 3、檢查人(rén)：填寫負責檢查歸檔文件整理(lǐ)質量的人(rén)員姓名。此項一般由機關檔案人(rén)員填寫，也可(kě)與機關內(nèi)部機構負責人(rén)聯署。 4、日期：填寫歸檔文件整理(lǐ)完畢的年、月、日。
（十）編制(zhì)立卷說明(míng)或歸檔文件整理(lǐ)說明(míng). 各立檔單位在整理(lǐ)完畢當年的檔案後，必須編制(zhì)立卷說明(míng)或歸檔文件整理(lǐ)說明(míng)，打印6份，4份放永久檔案的歸檔文件目錄冊裏，置于索引的前面 。一份放全宗卷裏，一份存檔。 立卷說明(míng)或歸檔文件整理(lǐ)說明(míng)應簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)案卷數(shù)量、分類原則、整理(lǐ)狀況、存在問題等。
1、立檔單位基本情況。其具體(tǐ)內(nèi)容主要有(yǒu)：（1）立檔單位的名稱、成立時(shí)間(jiān)、職能範圍、錄屬關系；（2）內(nèi)部機構的設置情況，主要工作(zuò)活動和(hé)指标任務完成情況，與立檔單位緊密相關的重大(dà)事件、重大(dà)新聞、重大(dà)活動等。機構人(rén)員情況要寫出立檔單位本年度內(nèi)機構職能和(hé)人(rén)員編制(zhì)的調整變動情況和(hé)現狀,機構職能的調整和(hé)主要領導的變動須寫出依據，即列出文件名與文号。
2、歸檔文件情況。其具體(tǐ)內(nèi)容有(yǒu)：（1）歸檔文件的總份數(shù)，各機構或問題類目的歸檔文件的份數(shù)，各種保管期限的歸檔文件份數(shù)；（2）本單位重大(dà)活動形成的文件材料歸檔情況；（3）有(yǒu)無複制(zhì)件等情況；（4）各專門(mén)文件材料和(hé)非紙質載體(tǐ)文件材料歸檔情況；（5）本單位未辦理(lǐ)完畢的重要文件材料情況。
3、歸檔文件整理(lǐ)情況。主要內(nèi)容有(yǒu)：（1）歸檔文件整理(lǐ)的組織形式及分工情況；（2）歸檔文件材料的來(lái)源、內(nèi)容、形式、數(shù)量、可(kě)靠和(hé)完整程度情況；（3）選擇的分類方案、排列、編号方法；（4）重要歸檔文件的狀況等。
（十一）案卷排列及編制(zhì)案卷目錄。
案卷各部分的排列格式： （1）使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底。 （2）使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列格式排列： 軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表)，以案卷号排列次序裝入盒保存。 （3）依照“檔案分類方案”對案卷進行(xíng)系統排列，采用保管期限、年度、組織機構（或問題）的排列方法。（4）編制(zhì)檔案案卷目錄。案卷目錄由案卷号、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，應對照案卷封面上(shàng)的內(nèi)容準确填寫。案卷目錄可(kě)以多(duō)年編成一本。
（十二）編制(zhì)檔案全引目錄或歸檔文件目錄冊。 檔案整理(lǐ)完畢後必須編制(zhì)檔案全引目錄或歸檔文件目錄冊。
(1)檔案全引目錄由立卷說明(míng)、案卷目錄和(hé)卷內(nèi)文件目錄組成。案卷目錄須按照案卷的排列順序，逐卷填寫。全宗內(nèi)的檔案全引目錄應根據案卷數(shù)量情況，區(qū)别不同保管期限，若幹年度編一本。檔案全引目錄文書(shū)檔案打印一式5份，其他檔案各打印一式3份。
（2）歸檔文件目錄冊由歸檔文件整理(lǐ)說明(míng)、歸檔文件目錄索引、歸檔文件目錄組成。歸檔文件目錄冊必須用檔案局制(zhì)作(zuò)的專用歸檔文件目錄夾單獨裝訂成冊。編制(zhì)成冊方式原則上(shàng)應與分類方案和(hé)檔案實體(tǐ)排列一緻。永久和(hé)30年保管的檔案要求制(zhì)作(zuò)5套，以後2套随檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的檔案制(zhì)作(zuò)一套目錄就可(kě)以了。歸檔文件目錄索引的內(nèi)容有(yǒu)盒号、保管期限、年度、問題、頁次。盒号編制(zhì)盒号:用鉛筆分保管期限編制(zhì)年度流水(shuǐ)号. 須按照歸檔文件的排列組合順序，逐盒填寫；頁次是指歸檔文件目錄紙排列在該冊的位置，每冊從“1”開(kāi)始編寫流水(shuǐ)号；問題欄要标出該盒檔案內(nèi)容和(hé)起止件号。
歸檔文件目錄夾封面的填寫：全宗名稱填寫立檔單位的全稱或規範的簡你(nǐ)。年度填寫檔案的形成年度；保管期限填寫永久、30年（或長期）、10年（或短(duǎn)期）；問題填大(dà)類名稱。
（十三）檔案排架。 排架方法:在同一保管期限中,按年度順序,從左至右,從上(shàng)至下。
六、業務檔案的整理(lǐ)方法：
各單位形成的業務檔案必須規範化整理(lǐ)、編目、裝訂，并編制(zhì)全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案）和(hé)以檔案袋為(wèi)單位保管的業務檔案（農合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規範填寫檔案盒背脊項目，所有(yǒu)檔案不得(de)直接裸露在檔案架上(shàng)。
如有(yǒu)些(xiē)醫(yī)院的病例檔案到目前為(wèi)止都沒有(yǒu)裝卷、裝盒，自成立以來(lái)的檔案都裸露在檔案架上(shàng)，98年形成的病例檔案都已經發黃、變脆，離保管期限30年還(hái)有(yǒu)很(hěn)遠就快無法使用了，這是對檔案、也是對以後的利用者極不負責任的做(zuò)法，雖然檔案盒要點成本，但(dàn)這些(xiē)投入是必須的。
業務檔案的具體(tǐ)整理(lǐ)辦法上(shàng)級主管部門(mén)有(yǒu)規定的按上(shàng)級要求整理(lǐ)，如審計(jì)局的審計(jì)業務檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀檢會(huì)的案件處理(lǐ)檔案，公證處的公證檔案，工商局、質量技(jì)術(shù)監督局的法規檔案等，其上(shàng)級都有(yǒu)具體(tǐ)整理(lǐ)要求，因此案卷整理(lǐ)就必須嚴格照規定執行(xíng)。對于上(shàng)級沒有(yǒu)具體(tǐ)要求的業務檔案，各單位應該請(qǐng)檔案局的同志(zhì)前去指導，由檔案局的業務指導人(rén)員依據其檔案形成特點制(zhì)定整理(lǐ)方案。如農合辦的醫(yī)保檔案、計(jì)生(shēng)局的生(shēng)育審批檔案就是在檔案局有(yǒu)關同志(zhì)的指導下，将檔案規範整理(lǐ)編目。
