建設項目檔案監督指導工作(zuò)指南

      建設項目檔案監督指導工作(zuò)指南為(wèi)進一步加強我市重點建設項目檔案工作(zuò)，規範建設項目檔案驗收程序，落實項目建設單位（法人(rén)）檔案工作(zuò)主體(tǐ)責任、上(shàng)級主管部門(mén)監管責任，确保建設項目檔案完整、準确、系統、規範和(hé)安全，依據《中華人(rén)民共和(hé)國檔案法》《天津市檔案管理(lǐ)條例》《重大(dà)建設項目檔案驗收辦法》《建設項目檔案監督指導工作(zuò)指南》《建設項目檔案管理(lǐ)規範》及國家(jiā)和(hé)我市相關規定，制(zhì)定本指南。

　　建設項目檔案監督指導工作(zuò)指南

　　1.定義

　　1.1建設項目檔案是指項目建設全過程中形成的，經過鑒定、整理(lǐ)并歸檔的項目文件。

　　1.2建設項目檔案法人(rén)驗收是指項目整體(tǐ)交工驗收或參建單位撤場(chǎng)前，建設單位（法人(rén)）對參建單位形成的紙質和(hé)電(diàn)子文件的收集、整理(lǐ)情況以會(huì)議形式進行(xíng)的檢查驗收。

　　2.驗收類型

　　2.1整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收

　　建設項目按照設計(jì)要求已全部建設完成，建設單位（法人(rén)）對各參建單位進行(xíng)的整體(tǐ)建設項目檔案驗收。

　　2.2階段項目檔案法人(rén)驗收

　　建設周期長、內(nèi)容複雜、專業類型多(duō)、實體(tǐ)龐大(dà)的建設項目，某一個(gè)或多(duō)個(gè)參建單位（合同标段）按照設計(jì)和(hé)合同約定完成建設內(nèi)容，建設單位（法人(rén)）對該參建單位（合同标段）項目檔案進行(xíng)的階段建設項目檔案驗收。

　　3.驗收條件

　　建設項目檔案法人(rén)驗收工作(zuò)在項目竣工驗收3個(gè)月之前完成，建設單位（法人(rén)）組織法人(rén)驗收工作(zuò)應具備以下條件：

　　3.1完成建設內(nèi)容。參建單位已按照設計(jì)和(hé)合同約定完成各項建設內(nèi)容，試運行(xíng)考核指标合格或達到設計(jì)能力。

　　3.2完成檔案收集整理(lǐ)。參建單位完成建設全過程和(hé)合同約定的紙質和(hé)電(diàn)子文件收集、整理(lǐ)工作(zuò)。整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收的，建設單位工程管理(lǐ)相關部門(mén)完成責任範圍內(nèi)紙質和(hé)電(diàn)子文件收集、整理(lǐ)工作(zuò)。

　　3.3完成檔案自檢。參建單位根據檔案工作(zuò)相關要求進行(xíng)全面自檢，形成自檢報告。整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收的，建設單位工程管理(lǐ)相關部門(mén)根據檔案工作(zuò)相關要求完成全面自檢，形成自檢報告。

　　3.4完成檔案監理(lǐ)審核。監理(lǐ)單位對監理(lǐ)範圍內(nèi)歸檔文件的完整性、準确性、系統性、有(yǒu)效性和(hé)規範性逐一進行(xíng)審查，形成檔案監理(lǐ)審核報告。

　　3.5完成檔案歸集。各參建單位自檢後向建設單位工程管理(lǐ)部門(mén)歸集參建單位形成的全部建設項目檔案，形成建設項目檔案清冊，清冊包括建設項目檔案案卷級和(hé)文件級目錄，注明(míng)檔案的數(shù)量及載體(tǐ)。建設單位工程管理(lǐ)部門(mén)審核檔案清冊與實體(tǐ)，确保賬物相符，與各參建單位辦理(lǐ)交接手續。

　　4.驗收組織

　　建設項目檔案法人(rén)驗收由建設單位報請(qǐng)上(shàng)級主管部門(mén)同意後，由建設單位組織成立項目檔案驗收組，以會(huì)議形式開(kāi)展法人(rén)驗收工作(zuò)，各參建單位和(hé)生(shēng)産運行(xíng)管理(lǐ)或使用單位的有(yǒu)關人(rén)員參加，建設單位上(shàng)級主管部門(mén)對法人(rén)驗收工作(zuò)進行(xíng)監督指導。

　　建設項目檔案法人(rén)驗收組織工作(zuò)重點把握以下幾個(gè)方面：

　　4.1驗收組組成。驗收組成員由建設單位檔案工作(zuò)人(rén)員、建設單位工程管理(lǐ)人(rén)員、工程技(jì)術(shù)人(rén)員及相關行(xíng)業技(jì)術(shù)專家(jiā)組成。驗收組人(rén)員數(shù)量不少(shǎo)于3人(rén)且為(wèi)單數(shù)，檔案數(shù)量1000卷以上(shàng)的不少(shǎo)于５人(rén)，5000卷以上(shàng)不少(shǎo)于7人(rén)，大(dà)型建設項目根據檔案數(shù)量可(kě)增加驗收組成員數(shù)量。

　　4.2驗收時(shí)間(jiān)。根據項目規模和(hé)檔案數(shù)量合理(lǐ)安排驗收時(shí)間(jiān)，保證查驗檔案比例和(hé)質量。

　　4.3驗收工作(zuò)分工。驗收組應确定驗收組組長，組長一般由建設單位或上(shàng)級主管部門(mén)檔案工作(zuò)負責人(rén)擔任，驗收工作(zuò)分工和(hé)工作(zuò)要求由驗收組成員會(huì)議确定。

　　4.4驗收監督指導。建設單位上(shàng)級主管部門(mén)對驗收程序、驗收标準、驗收組成員構成、驗收內(nèi)容、驗收工作(zuò)記錄、驗收意見等方面進行(xíng)監督指導，審核整體(tǐ)建設項目檔案法人(rén)驗收結論性報告。

　　5.查驗方式

　　建設項目檔案法人(rén)驗收一般采取會(huì)議形式，通(tōng)過現場(chǎng)質詢、現場(chǎng)查驗、抽查案卷、檢查佐證材料等方式進行(xíng)查驗。

　　現場(chǎng)質詢，驗收組成員對參建單位彙報的自檢報告和(hé)案卷查驗情況向參建單位提出質疑或詢問并要求答(dá)複。

　　現場(chǎng)查驗，驗收組成員按照《科學技(jì)術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建設項目檔案管理(lǐ)規範》（DA/T28-2018）和(hé)相關行(xíng)業标準要求進行(xíng)現場(chǎng)查驗，檢查參建單位提供的檔案檢索目錄，抽查電(diàn)子、紙質和(hé)其他載體(tǐ)檔案，查看檔案安全保管情況等。

　　抽查案卷，抽查的數(shù)量應不少(shǎo)于100卷且比例不少(shǎo)于10%。重點抽查項目前期管理(lǐ)性文件、隐蔽工程文件、驗收文件、竣工圖、質檢文件、重要合同、協議等。

　　檢查佐證材料，驗收組成員核實檢查參建單位提供的項目檔案工作(zuò)規章制(zhì)度、落實檔案工作(zuò)職責措施、檔案培訓、檔案安全等方面的佐證材料。

　　6.檢查內(nèi)容

　　建設項目檔案法人(rén)驗收查驗內(nèi)容主要包括但(dàn)不限于以下內(nèi)容：

　　6.1項目建設單位和(hé)參建單位執行(xíng)國家(jiā)檔案工作(zuò)法律法規情況。是否建立健全項目檔案工作(zuò)各項規章制(zhì)度，建立切合實際的項目檔案工作(zuò)的管理(lǐ)體(tǐ)制(zhì)和(hé)工作(zuò)程序等情況。

　　6.2項目建設單位對項目檔案工作(zuò)實行(xíng)統一管理(lǐ)情況。檔案管理(lǐ)機構是否對本單位各部門(mén)和(hé)設計(jì)、施工、監理(lǐ)等參建單位進行(xíng)有(yǒu)效的監督、指導，項目檔案工作(zuò)與項目建設同步進行(xíng)等情況。

　　6.3項目檔案工作(zuò)實行(xíng)領導負責制(zhì)情況。是否明(míng)确負責項目檔案工作(zuò)的領導和(hé)部門(mén)，實行(xíng)各部門(mén)和(hé)有(yǒu)關人(rén)員檔案工作(zuò)責任制(zhì)；是否采取有(yǒu)效的考核措施，配備适應工作(zuò)需要的檔案管理(lǐ)人(rén)員，檔案管理(lǐ)人(rén)員是否經過檔案管理(lǐ)專業培訓。

　　6.4項目文件材料的收集、整理(lǐ)和(hé)歸檔情況是否納入合同管理(lǐ)，要求明(míng)确，控制(zhì)措施有(yǒu)力；是否提供保證檔案工作(zuò)所需經費，配備計(jì)算(suàn)機、複印機及聲像器(qì)材等必備的辦公設備等情況。

　　6.5項目建設全過程形成的、具有(yǒu)查考利用價值的各種形式和(hé)載體(tǐ)的項目文件是否收集齊全，按照《建設項目文件歸檔範圍和(hé)保管期限表》，結合項目産生(shēng)文件材料的實際情況，檢查項目檔案完整性、準确性、系統性等情況。

　　6.6項目文件材料的收集、整理(lǐ)、歸檔和(hé)項目檔案的整理(lǐ)與移交是否符合《建設項目檔案管理(lǐ)規範》（DA/T28-2018）及《科學技(jì)術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB／T11822-2008）要求。

　　6.7項目檔案信息化情況。是否采用先進信息技(jì)術(shù)，實現項目檔案管理(lǐ)的信息化，采取有(yǒu)效措施保證檔案實體(tǐ)和(hé)信息安全；項目電(diàn)子文件是否采用符合國家(jiā)标準或能夠轉換成符合國家(jiā)标準的文件格式，利于信息共享和(hé)長期保存，歸檔保存的文件格式是否符合國家(jiā)規定的電(diàn)子檔案長期保存的格式要求；是否符合電(diàn)子檔案真實性、完整性、可(kě)用性、安全性要求；電(diàn)子文件管理(lǐ)是否符合國家(jiā)檔案局《建設項目電(diàn)子文件歸檔和(hé)電(diàn)子檔案管理(lǐ)暫行(xíng)辦法》（檔發〔2016〕11号）規定。

　　6.8重要活動及事件、原始地形地貌、建設過程中的工程形象進度、隐蔽工程、關鍵節點工序、重要部位、地質及施工缺陷、工程質量、安全事故、重要芯樣等形成照片和(hé)音(yīn)視(shì)頻文件等情況；照片檔案是否符合《照片檔案管理(lǐ)規範》（GB/T11821-2008）和(hé)《數(shù)碼照片歸檔與管理(lǐ)規範》（DA/T50-2014）規定；音(yīn)視(shì)頻檔案是否符合《錄音(yīn)錄像檔案管理(lǐ)規範》（DA/T78-2019）規定。

　　6.9檔案安全保管情況。檔案存放地點是否采取防火(huǒ)、防盜、防有(yǒu)害生(shēng)物和(hé)溫濕度控制(zhì)措施。

　　7.驗收程序

　　7.1建設單位工程管理(lǐ)相關部門(mén)介紹整體(tǐ)項目建設概況或階段項目建設概況。

　　7.2各參建單位彙報項目檔案自檢情況。整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收的，建設單位工程管理(lǐ)相關部門(mén)彙報整體(tǐ)項目檔案自檢情況。自檢報告應包括：項目建設概況、項目檔案管理(lǐ)情況、保證項目檔案的完整準确系統所采取的控制(zhì)措施、項目文件材料收集範圍和(hé)整理(lǐ)情況、項目檔案數(shù)量、竣工圖的編制(zhì)情況、各專項驗收工作(zuò)情況、存在的問題及解決措施等內(nèi)容。

　　7.3監理(lǐ)單位彙報項目檔案質量審核情況。監理(lǐ)審核報告應包括：監理(lǐ)範圍內(nèi)參建單位的項目檔案管理(lǐ)情況、對參建單位檔案審核采取的控制(zhì)措施、審核參建單位項目歸檔文件的完整性、準确性、系統性、有(yǒu)效性和(hé)規範性情況，審核項目檔案數(shù)量、存在的問題，對監理(lǐ)範圍內(nèi)參建單位項目檔案質量綜合評價結果等內(nèi)容。

　　7.4驗收組召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議由驗收組組長召集，驗收組組長根據驗收組成員專業特長合理(lǐ)安排具體(tǐ)驗收工作(zuò)分工，同時(shí)結合檔案和(hé)行(xíng)業相關标準提出具體(tǐ)驗收要求。

　　7.5現場(chǎng)查驗。驗收組成員按照驗收要求進行(xíng)現場(chǎng)質詢、現場(chǎng)查驗、抽查案卷、檢查佐證材料等，分别填寫建設項目檔案驗收工作(zuò)記錄表（附錄1），提出驗收意見。

　　7.6宣布驗收組意見。驗收組依據各成員提出的驗收意見進行(xíng)綜合評價，形成并宣布驗收組意見（附件2），驗收組意見主要包括：驗收組組長及分工情況，項目檔案基本情況，檔案的種類、數(shù)量，項目文件材料的形成、收集、整理(lǐ)與歸檔情況，竣工圖的編制(zhì)情況及質量，檔案驗收的結論性意見，存在問題、整改要求與建議。

　　8.驗收結果

　　整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收合格的，建設單位根據驗收組意見形成整體(tǐ)建設項目檔案法人(rén)驗收結論性報告，并報送建設單位上(shàng)級主管部門(mén)。結論性報告內(nèi)容主要包括：項目建設概況，項目檔案管理(lǐ)情況，項目文件材料的形成、收集、整理(lǐ)與歸檔情況，檔案的種類、數(shù)量，竣工圖的編制(zhì)情況及質量，項目檔案法人(rén)驗收的結論性意見，下一步需要完善的相關內(nèi)容。

　　階段項目檔案法人(rén)驗收合格的，建設單位應将全部階段驗收情況彙總，形成整體(tǐ)建設項目檔案法人(rén)驗收結論性報告，報送建設單位上(shàng)級主管部門(mén)。

　　驗收不合格的，建設單位根據驗收組意見形成建設項目檔案法人(rén)驗收整改意見，提出整改工作(zuò)要求，明(míng)确整改期限，對整改工作(zuò)進行(xíng)監督，整改完成後組織複驗，複驗合格後由建設單位形成建設項目檔案法人(rén)驗收結論性報告，報送建設單位上(shàng)級主管部門(mén)。

　　9.結果應用

　　建設項目檔案法人(rén)驗收合格後，建設單位工程管理(lǐ)相關部門(mén)應及時(shí)與參建單位辦理(lǐ)移交手續，規範填寫建設項目檔案移交清冊、移交情況彙總表，雙方經辦人(rén)、負責人(rén)簽字并加蓋法人(rén)印章。建設單位檔案部門(mén)做(zuò)好指導服務工作(zuò)，确保建設項目檔案按期歸檔。

　　建設單位在整體(tǐ)項目檔案法人(rén)驗收合格後，将建設項目檔案法人(rén)驗收結論性報告、驗收組意見、驗收工作(zuò)記錄表報送市級檔案主管部門(mén)，驗收結果作(zuò)為(wèi)市重點建設項目檔案專項驗收的重要依據。建設項目的行(xíng)業主管部門(mén)和(hé)上(shàng)級主管部門(mén)可(kě)結合相關行(xíng)業标準和(hé)管理(lǐ)要求制(zhì)定驗收結果應用方式。非市重點建設項目及其它建設項目檔案法人(rén)驗收工作(zuò)可(kě)參照本指南。

　　附錄1

　　附錄2

　　……項目檔案驗收組意見

　　……單位組成驗收組，于……年…月…日對……工程項目檔案進行(xíng)了驗收。驗收組由…人(rén)組成，分别為(wèi)……，推選……為(wèi)組長，上(shàng)級主管部門(mén)……現場(chǎng)監督指導。按專業特長驗收分工為(wèi)，……查驗前期檔案、……查驗監理(lǐ)檔案、……查驗施工檔案。驗收組聽(tīng)取了該項目檔案工作(zuò)報告、……等單位檔案自查報告，經現場(chǎng)質詢，抽查部分案卷，檢查佐證材料，形成驗收意見如下：

　　一、項目檔案管理(lǐ)情況

　　……單位制(zhì)定了《……》等管理(lǐ)制(zhì)度，将檔案工作(zuò)納入合同管理(lǐ)，建立檔案工作(zuò)網絡，明(míng)确檔案工作(zuò)部門(mén)，配備檔案工作(zuò)人(rén)員。截至檔案驗收，該工程共形成檔案…卷，其中前期檔案…卷、監理(lǐ)檔案…卷、施工檔案…卷（竣工圖…卷…張、照片檔案…卷…張）。驗收組抽查案卷…卷，（描述項目文件材料收集、整理(lǐ)與歸檔情況，竣工圖的編制(zhì)情況及質量。）

　　二、問題及建議

　　1.項目檔案的文件質量

　　2.項目檔案的收集工作(zuò)

　　3.項目檔案的整理(lǐ)工作(zuò)

　　三、驗收結論

　　經驗收組綜合評議，一緻認為(wèi)，該工程項目檔案……，經專家(jiā)組合議，同意/不同意該項目檔案通(tōng)過驗收。