新時(shí)期如何創新檔案服務

前  言

檔案管理(lǐ)信息化不是僅僅使用幾台新設備的問題，而是一個(gè)系統工程，是由多(duō)個(gè)方面的因素互相協調、互相制(zhì)約構成的。檔案信息化管理(lǐ)是指以網絡信息技(jì)術(shù)為(wèi)基礎，對檔案信息進行(xíng)收集整理(lǐ)、開(kāi)發利用的整個(gè)過程，即檔案部門(mén)使用電(diàn)子化的手段對檔案信息進行(xíng)處理(lǐ)，并通(tōng)過計(jì)算(suàn)機網絡為(wèi)用戶提供各類服務的過程。

    關鍵詞：信息化  數(shù)據庫  信用檔案

新時(shí)期的檔案管理(lǐ)工作(zuò)是以信息化管理(lǐ)為(wèi)背景的。現代通(tōng)信技(jì)術(shù)的發展，使人(rén)類社會(huì)進入了信息時(shí)代。計(jì)算(suàn)機的普及為(wèi)全面實現檔案信息處理(lǐ)和(hé)管理(lǐ)的信息化做(zuò)了準備。檔案信息化管理(lǐ)是指以網絡信息技(jì)術(shù)為(wèi)基礎，對檔案信息進行(xíng)收集整理(lǐ)、開(kāi)發利用的整個(gè)過程，即檔案部門(mén)使用電(diàn)子化的手段對檔案信息進行(xíng)處理(lǐ)，并通(tōng)過計(jì)算(suàn)機網絡為(wèi)用戶提供各類服務的過程。檔案管理(lǐ)信息化不是僅僅使用幾台新設備的問題，而是一個(gè)系統工程，是由多(duō)個(gè)方面的因素互相協調、互相制(zhì)約構成的。因此我們要在信息化時(shí)代對檔案服務進行(xíng)創新，就必須：    

一、創新服務理(lǐ)念

  在現代管理(lǐ)中，思想觀念是否适應至關重要，傳統的檔 案管理(lǐ)服務理(lǐ)念缺乏主動，已經不适應提倡信息化高(gāo)速度、高(gāo)質量的信息服務要求。服務觀念創新必須把握三個(gè)方面： 

    （一）真正樹(shù)立檔案服務理(lǐ)念的意識  

   檔案工作(zuò)是各項工作(zuò)的基礎，蘊藏着豐富的知識和(hé)力量，又有(yǒu)廣泛的社會(huì)性。要通(tōng)過報道(dào)、雜志(zhì)、廣播、電(diàn)視(shì)、舉辦主題講座、開(kāi)展有(yǒu)獎知識競賽等行(xíng)之有(yǒu)效的途徑，大(dà)力宣傳檔案法律法規知識，擴大(dà)檔案工作(zuò)的知名度和(hé)社會(huì)滲透力，讓更多(duō)的人(rén)了解、關心，進而參與、支持和(hé)利用檔案。     

    （二）深層次挖掘檔案的利用價值

利用應以全面服務社會(huì)為(wèi)宗旨，以滿足廣大(dà)利用者為(wèi)目的，而依法收集、開(kāi)發又是利用的前提和(hé)基礎，所以，可(kě)不斷編研精品，适應各層次的需要，實現利用的社會(huì)化和(hé)最大(dà)化，在豐富館藏的同時(shí)，改善館藏結構。  

    （三）創新對利用者的研究  

研究利用者是為(wèi)了不斷提高(gāo)信息利用的預測能力和(hé)利用率。不僅可(kě)研究當前的利用者，還(hái)可(kě)研究潛在的利用者，不僅可(kě)研究利用者的需求，還(hái)可(kě)研究利用者潛在的需求，以便最大(dà)限度地消除利用者利用檔案的各種障礙，以利用者的需求和(hé)潛在需求為(wèi)動力，促進檔案服務觀念的創新。  

二、創新服務機制(zhì)

  （一）建立以人(rén)為(wèi)本的用人(rén)機制(zhì)  

   信息化背景下的檔案信息服務，要将檔案工作(zuò)人(rén)員視(shì)為(wèi)最有(yǒu)價值和(hé)最富有(yǒu)競争力的資本，以“雙赢”即檔案館、室與員工的共同發展為(wèi)中心，努力為(wèi)員工創造良好的工作(zuò)環境和(hé)和(hé)諧的工作(zuò)氛圍。管理(lǐ)者應在檔案館內(nèi)的各項工作(zuò)中體(tǐ)現愛(ài)才之心、用才之道(dào)。應加強對人(rén)員的培訓，注重他們的知識更新，不斷提高(gāo)綜合素質，隻有(yǒu)這樣，才能保證信息服務的高(gāo)質量。  

  （二）創新競争機制(zhì)  

創新服務首先要創新競争機制(zhì)，讓競争意識體(tǐ)現在檔案工作(zuò)的各個(gè)環節;檔案部門(mén)還(hái)要改革自身的管理(lǐ)，要以信息化服務為(wèi)中心，按功能設置檔案管理(lǐ)組織機構，确定工作(zuò)目标、工作(zuò)範圍、工作(zuò)标準，分解到崗、到人(rén)。實行(xíng)崗位責任制(zhì)，做(zuò)到以崗定責，以責立權、以權定利，并嚴格檢查考核，實行(xíng)優勝劣汰，形成能者上(shàng)、平者讓、庸者下的有(yǒu)效競争機制(zhì)，從而激勵各級各類檔案從業人(rén)員刻苦鑽研學習，努力掌握信息網絡技(jì)術(shù)，提高(gāo)業務能力，充分調動檔案人(rén)員的積極性、主動性和(hé)創造性，成為(wèi)“通(tōng)用型”和(hé)“複合型”人(rén)才。      

三、創新服務手段

要迅速實現檔案工作(zuò)服務由被動、單一、封閉型向主動、 多(duō)元化、開(kāi)放型的服務方式的轉變，多(duō)形式、多(duō)渠道(dào)拓展服務方式。   

  （一）建立信息資源數(shù)據庫，方便信息檢索  

數(shù)據庫能有(yǒu)效實現衆多(duō)電(diàn)子信息的儲存、分類、檢索和(hé)查詢。建立檔案信息數(shù)據庫，如果聯接上(shàng)單位內(nèi)部網絡，不僅僅可(kě)以實現電(diàn)子檔案信息的有(yǒu)效和(hé)快速歸檔，也能在很(hěn)大(dà)程度上(shàng)提高(gāo)信息利用率。單位內(nèi)部的員工隻需要通(tōng)過計(jì)算(suàn)機與網絡聯接，就可(kě)以快速輕松地實現檔案信息資料的檢索、查詢和(hé)使用。        

  （二）建立檔案部門(mén)網站(zhàn)，提供公開(kāi)信息服務  

檔案部門(mén)還(hái)可(kě)以建立自己的網站(zhàn)，通(tōng)過網站(zhàn)為(wèi)社會(huì)提供公開(kāi)信息服務。将部分檔案信息以網頁的形式發布到互聯網上(shàng)，為(wèi)社會(huì)各單位提供信息服務，從而使得(de)互聯網上(shàng)的任何用戶都在任何時(shí)間(jiān)、地點都可(kě)以通(tōng)過訪問網站(zhàn)來(lái)獲取自己所需要的信息，這就是互聯網的優勢。網站(zhàn)發布信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為(wèi)廣泛的服務形式，這種形式的優點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些(xiē)限制(zhì)性或保密性的信息不能公開(kāi)，無法滿足部分部門(mén)的特定需求。   

  （三）通(tōng)過區(qū)域聯網，服務更多(duō)部門(mén)  

如檔案部門(mén)之間(jiān)、檔案部門(mén)與教育部門(mén)、政府機關等相關單位進行(xíng)區(qū)域聯網，建立獨立的局域網絡，實現電(diàn)子文件信息資源共享。通(tōng)過這樣的聯網，能使檔案部門(mén)的信息資源服務于更多(duō)單位，并且滿足特定部門(mén)的特定信息需求，提高(gāo)信息的利用效率。  

  （四）建立愛(ài)國主義教育基地  

愛(ài)國主義是中華民族的光榮傳統，是推動中國社會(huì)前進的巨大(dà)力量，是各族人(rén)民共同的精神支柱，是社會(huì)主義精神文明(míng)建設主旋律的重要組成部分。愛(ài)國主義教育是提高(gāo)全民族整體(tǐ)素質的基礎性工程，是引導人(rén)們特别是廣大(dà)青少(shǎo)年樹(shù)立正确理(lǐ)想、信念、人(rén)生(shēng)觀、價值觀，促進中華民族振興的一項重要工作(zuò)。檔案部門(mén)要充分利用館藏資源通(tōng)過各種生(shēng)動活潑的形式，廣泛、深入、持久地加強愛(ài)國主義教育和(hé)宣傳，提高(gāo)全國人(rén)民的民族自尊心和(hé)自豪感，在全社會(huì)進一步發揚以熱愛(ài)祖國、貢獻全部力量建設祖國為(wèi)最大(dà)光榮，以損害祖國利益和(hé)尊嚴為(wèi)最大(dà)恥辱的良好風尚。   

  （五）開(kāi)辦檔案代管（寄存）中心  

檔案館積極拓展為(wèi)社會(huì)公衆服務的功能，是檔案館拓展其它服務功能的基礎，将對社會(huì)産生(shēng)更長遠的效益。因此，發揮檔案館自身優勢，為(wèi)社會(huì)公衆提供代管寄存檔案資源等服務，應成為(wèi)檔案館拓展社會(huì)公共服務功能的另一個(gè)重要方面。  

  （六）檔案史料編研和(hé)珍品圖書(shū)出版  

檔案室或檔案館，隻會(huì)根據利用者需要查找檔案為(wèi)利用者服務，這是最基本的方式，也是一種比較低(dī)級的方式。而檔案史料編研工作(zuò)是一種更高(gāo)水(shuǐ)平的檔案工作(zuò)，是提供利用和(hé)開(kāi)發檔案資源為(wèi)利用者服務的一種更積極、更主動的方式。檔案史料編輯出版，也有(yǒu)利于保護檔案原件，延長檔案壽命，有(yǒu)利于防止戰争和(hé)其他突然事變給檔案造成的損失。檔案編研工作(zuò)對提高(gāo)檔案工作(zuò)水(shuǐ)平，出成果，出人(rén)才，也是十分重要的。因此，我們檔案部門(mén)必須逐漸把一部分精力轉向編研工作(zuò)，努力做(zuò)好編研工作(zuò)。通(tōng)過編研工作(zuò)更好地為(wèi)本單位、本系統、本地區(qū)服務，為(wèi)黨的中心工作(zuò)和(hé)各項工作(zuò)服務，為(wèi)建設有(yǒu)中國特色的社會(huì)主義服務。 

  （七）檔案進社區(qū)、檔案進家(jiā)庭活動 

社區(qū)檔案是社區(qū)工作(zuò)的基礎，不僅記錄了社區(qū)工作(zuò)的曆史，也為(wèi)社區(qū)的管理(lǐ)和(hé)改革提供了重要依據。做(zuò)好社區(qū)檔案工作(zuò)，是社區(qū)自身發展的需要，同時(shí)又是檔案工作(zuò)貼近現實、貼近社會(huì)，服務群衆的重要方面；家(jiā)庭檔案作(zuò)為(wèi)家(jiā)庭曆史活動的真實記錄，它不僅僅是家(jiā)庭生(shēng)活的有(yǒu)力助手，而且還(hái)關系到黨和(hé)國家(jiā)進行(xíng)經濟建設、發展科學文化事業以及制(zhì)定有(yǒu)關政策措施等方方面面，同時(shí)也是個(gè)人(rén)教育、工作(zuò)、生(shēng)活，健康等諸多(duō)方面的真實見證。開(kāi)展好檔案進社區(qū)、檔案進家(jiā)庭活動，是密切黨和(hé)政府與人(rén)民群衆的血肉聯系，加快構建 和(hé)諧社區(qū)的步伐，完善社區(qū)精神文化建設的重要舉措，也是檔案工作(zuò)方式創新的重要內(nèi)容。 

（八）多(duō)種查閱方式并重  

檔案館內(nèi)部的利用服務方式也要與時(shí)俱進，不要再沿用過去那(nà)種查閱加目錄式的單一服務方式，而應該是建立電(diàn)子閱覽區(qū)、紙質檔案閱覽區(qū)、微縮檔案閱覽區(qū)、聲像檔案閱覽區(qū)等機讀目錄數(shù)量占覆蓋館藏總量的80％以上(shàng)，兼有(yǒu)傳輸、檢索和(hé)利用功能的在線化服務，逐步實現在線聯網乃至國內(nèi)聯網，達到信息網絡化、技(jì)術(shù)現代化、管理(lǐ)智能化。       四、創新服務內(nèi)容

   随着時(shí)代的發展，檔案服務內(nèi)容的要求越來(lái)越高(gāo)。在檔案服務內(nèi)容上(shàng)，要增強和(hé)提高(gāo)檔案服務的主動性、針對性和(hé)及時(shí)性。 

  （一）加強現行(xíng)文件服務中心建設   

建立現行(xíng)文件服務中心，為(wèi)社會(huì)各界和(hé)人(rén)民群衆免費提供現行(xíng)文件閱覽服務，是創新檔案服務機制(zhì)的重要舉措，在向人(rén)民群衆宣傳黨和(hé)國家(jiā)的方針政策，密切黨和(hé)人(rén)民群衆的血肉聯系，維護人(rén)民群衆的合法權益，維護社會(huì)穩定等方面都具有(yǒu)積極的作(zuò)用。    

  （二）加強信用檔案工作(zuò)     

信用檔案是我國經濟工作(zuò)建立國家(jiā)信用體(tǐ)系中的重要 組成部分和(hé)基礎信息保障，幫助、指導有(yǒu)關部門(mén)确定信用檔案內(nèi)容，制(zhì)定信用檔案收集範圍、管理(lǐ)制(zhì)度、利用制(zhì)度等，積極開(kāi)展信用檔案工作(zuò)是檔案服務創新工作(zuò)的主要內(nèi)容。要逐步健全社會(huì)信用檔案信息系統，記錄和(hé)公布各類信用檔案信息，為(wèi)政府各部門(mén)的監督管理(lǐ)提供依據，為(wèi)社會(huì)各界和(hé)人(rén)民群衆查詢信用信息提供服務。  

  （三）追趕“一帶一路”領域檔案工作(zuò)  

緬甸是我國進入印度洋的捷徑，臨滄位于主通(tōng)道(dào)的最前沿，新形勢下，在國家(jiā)實施“一帶一路”、孟中印緬經濟走廊和(hé)雲南建設面向南亞東南亞輻射中心戰略中具有(yǒu)無可(kě)替代的區(qū)位優勢。随着國家(jiā)級臨滄邊境經濟合作(zuò)區(qū)的建設發展，臨滄與緬甸在經貿投資、旅遊文化、金融、安全等領域的合作(zuò)交流進一步加快，這對新時(shí)期的檔案工作(zuò)提出了更高(gāo)的要求，應當積極加強中緬合作(zuò)交流領域的檔案工作(zuò)，切實為(wèi)臨滄沿邊開(kāi)放發揮應有(yǒu)的作(zuò)用。

五、提高(gāo)服務能力

提高(gāo)檔案部門(mén)的服務能力，一方面要完善檔案基礎設施，提高(gāo)檔案部門(mén)的信息管理(lǐ)能力，從而為(wèi)社會(huì)各界提供更多(duō)的信息服務；另一方面要通(tōng)過多(duō)種途徑選拔、培養、引進人(rén)才，尤其是既懂檔案業務又有(yǒu)計(jì)算(suàn)機知識的複合型人(rén)才，創造一種業務交流、學習的環境，提高(gāo)檔案管理(lǐ)隊伍的素質，提高(gāo)檔案部門(mén)的整體(tǐ)服務效率和(hé)服務質量，以适應現代化管理(lǐ)的需要。